Procesy sprawnie zarządzane

Systemy BPM to temat gorący, szczególnie dla przedsiębiorstw konkurujących na europejskim rynku

Według badania Aberdeen Group 57% z 10 000 największych światowych kompanii używa narzędzi Business Process Management, czyli systemów do zarządzania procesami. W Europie wykorzystuje je 41% firm – wynika z badań FileNet, a w Polsce 16% – jak pokazują badania archITec. Wprawdzie termin BPM stał się ostatnio bardzo u nas modny, ale zainteresowanie słabo przekłada się na praktyczne zastosowania.

Do najczęstszych obszarów zastosowań techniki BPM należą obsługa klienta (82%), administracja (75%) i księgowość (73%). Do zarządzania produkcją wykorzystuje BPM tylko 5% badanych przedsiębiorstw.

Instytut Badawczy Ipsos przeprowadził we wrześniu 2006 r. badania dotyczące wykorzystania w Polsce systemów BPM. Badanie przeprowadzono na próbie 206 dużych przedsiębiorstw (zatrudniających ponad 250 pracowników lub notujących obroty powyżej 200 mln zł rocznie) z sektorów: telekomunikacyjnego, ubezpieczeniowego, bankowości i finansów, przemysłu (85 podmiotów), energetyki, handlu detalicznego oraz podmiotów administracji publicznej.

Z badania wynika, że mniej niż jedna czwarta polskich przedsiębiorstw stosuje nowoczesne techniki do zarządzania procesami. Wniosek? Technika BPM jest jeszcze mało znana w naszym kraju. Zdaniem przedstawicieli archITec wiąże się to z początkową fazą wzrostu, w jakiej znajduje się polski rynek.

– Motorem dalszego rozwoju firmy, a przez to zwiększania jej stopnia zaawansowania technologicznego jest konkurencja. W sektorach, w których walka o klienta toczy się na europejskim poziomie, pojawiła się zarówno potrzeba doskonalenia działań operacyjnych, jak i wsparcia tych przemian technologiami informatycznymi – twierdzi Waldemar Ziomek, prezes zarządu archITec. – Tam BPM zaczyna zdobywać coraz większą popularność. Świadomość dotycząca BPM jest jednak w Polsce nadal niska.

Wykorzystanie rozwiązań BPM w niewielkim stopniu wiąże się ze specyfiką danej branży – procent wskazań w badanych przez Ipsos przedsiębiorstwach z poszczególnych sektorów (ubezpieczenia, bankowość, telekomunikacja, przemysł) jest bardzo zbliżony – od 13 do 19%. Zaledwie 8% przedsiębiorstw planuje zakup i wdrożenie technologii BPM w ciągu najbliższych dwóch lat.

Firmy korzystające z tych rozwiązań oceniają je jako bardzo zaawansowane. Osoby potrafiące wskazać korzyści zastosowania tych technologii mówią najczęściej o usprawnieniu procesów w przedsiębiorstwie (18% badanych), redukcji kosztów (9%) oraz poprawie dostępności dokumentów (9%).

W sektorze przemysłowym zarządzanie procesami traktowane jest na razie jako kolejna nowinka, której należy się wnikliwie przyjrzeć z dystansu, zanim wypróbuje się ją na własnej skórze. Tymczasem dobre zdefiniowanie procesów to poprawa filozofii działania, co w konsekwencji prowadzi do szybkich korzyści. Systemy BPM są obok rozwiązań BI tematem dnia E-przemysł podczas targów i konferencji Infosystem 2007 (patrz: str. 16), co także potwierdza ich wagę dla sektora przemysłowego.

– BPM zyska wkrótce potężne wsparcie ze strony szturmującej właśnie rynek architektury zorientowanej na usługi – SOA – uważa Daniel Orzałkiewicz, dyrektor sprzedaży BPM, IDS Scheer Polska. – Zgodnie z ideą SOA warstwa usług powinna odwzorowywać istotę działalności biznesowej. SOA wymaga analizy procesów biznesowych prowadzącej do określenia przez kluczowych użytkowników biznesowych listy usług IT.

W artykule przedstawiamy fragment oferty systemów BPM na polskim rynku oraz wypowiedzi przedstawicieli firm od dawna zajmujących się tą tematyką. 


Wybrani oferenci systemów BPM (Business Process Management) w Polsce


archITec sp. z o.o., www.architec.pl

Firma oferuje archITec Invoice Flow – aplikację do zarządzania wpływającymi fakturami, której producentem jest FileNet, USA (2005 r.). W Polsce oferowany od 2004 r. Aplikacja Invoice Flow umożliwia zautomatyzowanie procesu zatwierdzania faktur i usprawnienie ich akceptacji:

    • wspiera procesy rejestracji wpływu dokumentu i weryfikacji jego poprawności;
    • faktury przepływają w odpowiedniej kolejności, dzięki czemu są szybciej zatwierdzane i akceptowane do płatności;
    • wyeliminowana możliwość przetrzymania dokumentów przez któregoś z pracowników;
    • system umożliwia wprowadzanie metryk faktur i umów;
    • zaawansowane opcje wyszukiwania pozwalają na łatwe zlokalizowanie faktury wraz z przypisanym do niej zamówieniem;
    • aplikacja usprawnia komunikację między pracownikami rejestrującymi dokumenty, działem zakupów a departamentami księgowymi;

Invoice Flow umożliwia także obserwację i kontrolę przebiegu procesu przez kadrę zarządzającą – szybki dostęp do informacji o statusie danego dokumentu czy informacji na temat liczby faktur przychodzących i wychodzących.

Przykłady wdrożeń na rynku polskim:

Klient: producent i dystrybutor paliw z grupą kapitałową składającą się z ponad 100 spółek prawa handlowego jest jedną z największych korporacji przemysłu naftowego w Europie Środkowej.

Potrzeby klienta: automatyzacja rejestracji faktur, spójne zarządzanie ich akceptacją w ramach całej firmy, możliwość połączenia obrazów faktur z transakcjami księgowymi w systemie SAP, skrócenie czasu rozpatrywania faktur wpływających do Działu Zakupów, minimalizacja pomyłek przy wprowadzaniu faktur do systemu księgowego, powiązanie złożonych zamówień z zaakceptowanymi fakturami w systemie informatycznym.

Wdrożenie: analiza przedwdrożeniowa biznesowa i przygotowanie projektu technicznego, wykonanie sizingu środowiska docelowego (określenie, jaki sprzęt będzie niezbędny, żeby system zarządzania obiegiem faktur sprawnie funkcjonował przy danej liczbie użytkowników i faktur); instalacja i konfiguracja platformy sprzętowo-systemowej (serwery, urządzenie archiwizujące); instalacja oprogramowania FileNet P8; wdrożenie systemu obsługi dokumentów wchodzących zgodnie z założeniami; opracowanie modułu integracyjnego z zewnętrzną bazą dostawców; wykonanie integracji z SAP R/3; migracja danych z poprzedniego systemu archiwizującego faktury do nowego (do nowej macierzy centera); opracowanie i wdrożenie funkcji generowania kodów kreskowych; przygotowanie dokumentacji powdrożeniowej i dokumentacji użytkownika; wsparcie testów akceptacyjnych systemu; szkolenia użytkowników w zakresie objętym implementacją; utrzymanie i serwis aplikacji (reakcja na błędy, reagowanie na wszelkie zmiany w środowisku FileNet).

Aplikację zaprojektowano do obsługi i skanowania około 16 tys. faktur rocznie (z których każda ma średnio 2–3 strony) oraz do skanowania i wprowadzania umów zakupowych. Kolejnym wyzwaniem była migracja 2,5 miliona dokumentów z dysków optycznych do nowego repozytorium.


EMC, software.emc.com, www.emc.pl

Documentum Process Suite firmy EMC (USA) powstał w 2003 r., w Polsce oferowany jest od 2005 r. EMC Process Suite oferuje pełne funkcje BPM w zakresie:

    • definicji procesów biznesowych,
    • analizy i optymalizacji procesów,
    • uruchomienia procesów biznesowych (kontrola kolejek, wysokowydajny silnik zarządzania itp.),
    • kontroli i monitoringu procesów biznesowych.

Rozwiązania przeznaczone dla wszystkich branż.

 


HDF sp. z o.o., www.hdf.com.pl

H-ERP System polskiej firmy HDF sp. z o.o. oferowany jest na polskim rynku od 2005 r. Stworzony dla przedsiębiorców, którzy pragną: zoptymalizować wykorzystanie zasobów firmy, uporządkować procesy zachodzące w firmie, uzyskać skondensowaną wiedzę na temat funkcjonowania poszczególnych modułów w przedsiębiorstwie w celu podejmowania dalszych decyzji, usprawnić procesy zarządzania.

Główne moduły:

    • logowania oraz zarządzania dostępem użytkowników do poszczególnych funkcji systemu,
    • zarządzania kontrahentami,
    • zarządzania magazynami i produktami,
    • odpowiedzialny za zamówienia i pomiary wstępne, (np. CDN Optima, Insert),
    • odpowiedzialny za współpracę z systemami księgowo-finansowymi
    • odpowiedzialny za wysyłkę towarów, transport,
    • odpowiedzialny za zarządzanie samochodami,
    • produkcji i montażu,
    • fakturowania,
    • CRM,
    • ofertowania,
    • raportowania.

System wykorzystywany przez zakłady produkcyjne sektora przemysłowego, np. Grupę Perfecta (Wrocław).


IDS Scheer Polska sp. z o.o., www.ids-scheer.pl

ARIS Platform, IDS Scheer AG, Niemcy (1984 r.), od 1996 r. w Polsce.

ARIS Platform bazujący na technologii Java integruje całe portfolio produktów ARIS, metodologię i rozwiązania w jedną wspólną platformę w środowisku Internet Explorer. Dostarcza zintegrowane narzędzia do planowania strategicznego, projektowania, wdrożenia i kontrolowania procesów biznesowych, zapewniając dostęp do odpowiednich rozwiązań i wiedzy na każdym etapie przedsięwzięć zorientowanych na optymalizację i doskonalenie funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Na rynku polskim wykorzystywany przez branże: bankową, ubezpieczeniową, sektor publiczny, media, np. Fortis Bank, ING Bank Śląski, PKO BP, BGŻ, Agora, MPWiK, Wyższa Szkoła Bankowa, Centertel, Polkomtel, Telekomunikacja Polska, AE Poznań.


MIS SA, www.mis.eu

Firma od 1996 r. przygotowuje aplikacje z zakresu BPM umożliwiające automatyzację i zarządzanie określonymi procesami w przedsiębiorstwie (na bazie mis-Partner21/Workflow). Od 2003 r. oferuje narzędzie mis-Partner21/Workflow umożliwiające samodzielne modelowanie procesów i przygotowywanie aplikacji w obszarze zarządzania procesami. Od 2005 r. ma w ofercie narzędzia fińskiej firmy QPR Software, w tym QPR ProcessGuide – do planowania, wdrażania, informowania i angażowania pracowników w optymalizację procesów biznesowych.

mis-Partner21/workflow jest platformą do szybkiego tworzenia i rozwoju rozwiązań do zarządzania procesami. Zapewnia skrócenie czasu tworzenia aplikacji do nowych zastosowań, rozbudowę istniejących rozwiązań, a także ich integrację lub migrację.

QPR ProcessGuide umożliwia: identyfikację i dokumentowanie procesów, tworzenie świadomości procesowej (przez publikowanie modeli procesów dla wszystkich pracowników), zaangażowanie pracowników (jasny przekaz, możliwość zgłaszania pomysłów), kontrolę, analizę i optymalizację procesów oraz zarządzanie procesami w strukturze informatycznej.

Narzędzia QPR Software wykorzystuje na świecie wiele znanych firm, w tym: Johnson & Johnson, Canon, Siemens Portugal, Stora Enso Packaging, Nokia, Electrolux ITSolutions, Skanska. Branża reprezentowana przez użytkowników systemu BPM: budowlana, elektroniczna, energetyczna, farmaceutyczna, wodno-kanalizacyjna, meblarska.

Przykłady wdrożeń: Aqua SA, Kler SA, Black Red White SA, Mercor, Miejskie Przedsiębiorstwo Wodociągów, Shering, Energia Pro, Elektromontaż Poznań.


Newitech sp. z o.o., www.newitech.pl

NIL e-Urząd produkcji polskiej firmy Newitech sp. z o.o. od 2002 r. oferowany jest w Polsce.

System służy do mapowania wyodrębnionych w fazie analiz procedur i procesów. Następnie przyporządkowuje procesom ich uczestników i rodzaje dokumentacji pozostające w obiegu (dokumenty powstające oraz przetwarzane w procesie). Wspomaga zarządzanie użytkownikami, prawami dostępu oraz generuje raporty z bieżącej wydajności prowadzonych działań.

NIL BPM oferowany od 2002 r. w Polsce.

Zadaniem NIL BPM jest automatyzacja procesów, ich optymalizacja oraz podnoszenie wydajności przedsiębiorstwa poprzez poprawę zarządzania (głównie alokacji) dostępnych w firmie zasobów.

NIL BPM tworzą trzy zintegrowane moduły:

    • Administrator – odpowiada za konfigurację systemu, wprowadzanie wzorców numerowania spraw, definiowanie pojedynczych użytkowników i grup użytkowników oraz ich uprawnień, strukturę organizacyjną kientów;
    • Edytor Procesów – służy do graficznego mapowania procesów, określania uczestników procesów i procedur, przypisywania im uprawnień i kompetencji. Wprowadzane są szablony procesów, formularze i typy załączników, a także definiowane parametry różnego rodzaju alertów i powiadomień (sprawozdania z procesów, odstępstwa od przyjętych norm);
    • Praca – moduł, w którym pracują użytkownicy końcowi. Umożliwia pracę przez przeglądarkę WWW. Zawiera wykaz spraw przypisanych użytkownikowi, zlecenia do wykonania oraz różnego rodzaju raporty obrazujące przepływ pracy w organizacji (jakościowe i ilościowe).

System wspomaga firmy we wdrażaniu TQM, systemów zarządzania przez jakość oraz certyfikatów jakości (ISO). Korzystają z niego branże: elektroniczna, papiernicza, drzewna, włókiennicza, media, np. CR Media, TetraPak.


Pentacomp sp. z o.o., www.pentacomp.pl

Systemy BPM produkcji Pentacomp sp. z o.o. wdrażane są od 2000 r. Pentacomp organizuje, w ramach wskazanych przez klientów strategicznych procesów biznesowych, obieg informacji, dokumentów i przepływu pracy (workflow). Realizowane projekty obejmują:

    • usługi konsultingu biznesowego zmierzające do optymalizacji wybranych procesów biznesowych,
    • pomiar efektywności procesów, w tym w systemie zarządzania przez cele,
    • tworzenie zaawansowanych algorytmów przetwarzania danych, modeli statystycznych,
    • budowę kokpitów menedżerskich z narzędziami raportującymi,
    • budowę hurtowni danych zgodnie z potrzebami określonych procesów,
    • przygotowanie interfejsu administratorów systemu,
    • zdefiniowanie elektronicznego obiegu informacji, dokumentów i decyzji w ramach wybranych procesów.

Z systemu BPM korzystają branże: budowlana, elektroniczna, spożywcza, telekomunikacja, np. British Sugar Overseas Polska – wspomaganie zarządzania procesem produkcji w cukrowniach; Bank BGŻ – Zintegrowany System Oceny Pracowników (wsparcie procesu oceny pracowniczej w banku); Netia SA – optymalizacja procesu utrzymywania klientów; Polska Telefonia Cyfrowa – informatyzacja procesu agregowania, przetwarzania i udostępniania danych na bazie rozbudowanej hurtowni danych.


PrimeSoft Polska sp. z o.o., www.primesoft.pl

System obiegu i archiwizacji dokumentów V-Desk produkcji PrimeSoft Polska sp. z o.o. (2003/2006), oferowany w Polsce od 2003 r.

    • Rejestracja dokumentów: zamiana dokumentu papierowego na elektroniczny w procesie skanowania z wykorzystaniem techniki rozpoznawania kodów kreskowych. Dokument już na etapie wprowadzania umieszczany jest w archiwum. Elektroniczna archiwizacja obejmuje również dokumenty tworzone wewnątrz instytucji.
    • Obieg dokumentów: określenie odpowiedniej ścieżki obiegu każdego typu i rodzaju dokumentu. Ścieżka ta może być dowolnie modelowana, w zależności od wypracowanych potrzeb i procedur. Istnieje możliwość wielopoziomowej kontroli stanu realizacji zadań (spraw), raportowania stanu poszczególnych zadań, w każdej chwili można zlokalizować nie tylko sam dokument, ale i określić status prac z nim związanych.
    • Archiwizacja: system tworzy bezpieczne archiwum dokumentów mające szereg zabezpieczeń umożliwiających dostęp do dokumentów tylko osobom upoważnionym.
    • Integracja: system ma zróżnicowane, efektywne interfejsy wymiany danych – zarówno importu, jak i eksportu. W ramach wdrożeń osiągnięto integrację z kilkudziesięcioma innymi systemami.

System wykorzystywany w branżach: budowlanej, chemicznej, energetycznej, spożywczej, wodno-kanalizacyjnej, finansach i bankowości. Przykłady wdrożeń: Europejski Fundusz Leasingowy SA, Getin Bank SA, Hydrobudowa Śląsk SA, Agrobex sp. z o.o., ATG sp. z o.o., Dalgety Agra Polska sp. z o.o., Hydrobudowa Włocławek SA, Inżynieria Rzeszów sp. z o.o., Nafta-Gaz-Serwis sp. z o.o., Tesgas sp. z o.o., PBG SA.


SAS Institute sp. z o.o., www.sas.com/poland

Firma oferuje zintegrowany pakiet rozwiązań SAS Business Process Management Application Suite, opracowany przez SAS Institute Inc., USA, pokrywający zakres funkcjonalny BPM zgodny ze standardem opracowanym przez firmę konsultingową BPM Partners. Polski oddział SAS dostosowuje system do specyfiki polskiego rynku i indywidualnych potrzeb polskich klientów, zapewnia konsulting wdrożeniowy (biznesowy i technologiczny), transfer wiedzy i pomoc techniczną.

System SAS BPM Suite powstał w 2002 r. (dystrybucja w Polsce od 2003 r.). Wybrane rozwiązania wchodzące obecnie w skład zintegrowanego systemu stworzono na początku lat 90. ubiegłego wieku (na polskim rynku od 1998 r.).

System SAS BPM wspiera projektowanie, realizację i pomiar efektywności procesów biznesowych w różnych obszarach zarządzania firmą w oparciu o specjalizowaną infrastrukturę informacyjną i technologiczną. Dostępne są modele branżowe, dedykowane dla wybranych sektorów rynku: bankowości, ubezpieczeń, leasingu, firm telekomunikacyjnych, administracji publicznej rządowej i samorządowej, przedsiębiorstw produkcyjnych, dystrybucyjnych i usługowych (wersje dla branży budowlanej, chemicznej i petrochemicznej, energetyki produkcyjnej i dystrybucyjnej, hutnictwa, górnictwa, farmacji, FMCG, transportu, przemysłu drzewnego, spożywczego i stoczniowego, firm logistycznych).

Podstawowy zakres funkcjonalny pokrywa siedem kluczowych obszarów zarządzania (wymienione wybrane): zarządzanie strategiczne: planowanie strategiczne, monitoring i ocena realizacji strategii, zarządzanie procesami restrukturyzacji, nadzór właścicielski, modelowanie i optymalizacja procesów biznesowych, pomiar efektywności organizacyjnej w oparciu o karty wyników i systemy wskaźników; zarządzanie finansami: zarządzanie procesami planowania i budżetowania, konsolidacja informacji finansowych, rachunkowość zarządcza, rachunek kosztów działań, sprawozdawczość obowiązkowa i regulacyjna; zarządzanie relacjami z klientami: zarządzanie i optymalizacja procesów marketingowych i sprzedażowych, zarządzanie i optymalizacja procesów komunikacji z klientami, modelowanie zachowań klientów, zarządzanie rentownością produktów i klientów, segmentacja i profilowanie; zarządzanie ryzykiem: finansowym, operacyjnym, Asset Management; zarządzanie zasobami ludzkimi: zasobami pracy, kompetencjami i rozwojem pracowników, pomiar efektywności i systemy ocen pracowniczych; zarządzanie procesami produkcyjnymi: optymalizacja procesów planowania i organizacji produkcji, zarządzanie jakością produktów i procesów produkcyjnych, zarządzanie procesami obsługi serwisowej i reklamacjami, optymalizacja wykorzystania środków produkcji, optymalizacja stanu zapasów dla produkcji i serwisu, zarządzanie portfelem dostawców, zarządzanie infrastrukturą informatyczną; zarządzanie procesami sprzedaży i dystrybucji: modelowanie rynku i prognozowanie popytu, planowanie, monitoring i ocena realizacji planów sprzedażowych, zarządzanie siecią sprzedaży, zarządzanie procesami oceny wiarygodności partnerów handlowych, zarządzanie kategorią produktów.

Funkcjonalność SAS BPM wspiera wykorzystanie metodyki BPM 2.0, obejmując m.in.: projektowanie i modelowanie procesów, tworzenie systemów monitorowania, pomiaru i oceny efektywności procesów, symulację wykonania i optymalizację procesów biznesowych, tworzenie diagramów i map procesów, raportowanie płaskie i wielowymiarowe oparte na narzędziach BI, pełną zgodność z popularnymi notacjami BPML, BPMN, z możliwością rozszerzania i wykorzystywania innych języków opisu i modelowania procesów.

SAS BPM Suite został wdrożony w Polsce w branżach: chemicznej, energetycznej, papierniczej, drzewnej, włókienniczej, spożywczej, transportowej, w sieciach handlowych, telekomunikacji, bankowości, ubezpieczeniach.

Przykłady wdrożeń:

System Analiz Technicznego Kosztu Wytworzenia w Zakładach Azotowych Puławy SA: opisany w marcowym numerze MSI Polska pionierski w branży system dostarczający informacje o szczegółowej strukturze i wielkości kosztów produkcji: kosztów bezpośrednich oraz kosztów ciągnionych (nawarstwiających się na poszczególnych etapach produkcji), które nie są widoczne w rozliczeniach księgowych. Informacje te są niezbędne do kontrolingowych analiz rzeczywistego technicznego kosztu wytworzenia, którego znajomość jest źródłem kreowania przewagi konkurencyjnej w branży.

PSE-Operator SA: wspomaganie procesów zarządzania ryzykiem na regulowanym rynku bilansującym energii elektrycznej. Cechą rynku jest szybko rosnące ryzyko rozliczeniowe, wynikające z rosnącej liczby podmiotów na rynku. Rozwiązanie SAS identyfikuje nieuprawnione działania uczestników oraz ogranicza ryzyko, gwarantując poprawne, terminowe realizowanie procedur związanych z finansowym zabezpieczaniem transakcji. Potrzebne informacje są integrowane z systemów: SAP, systemu informowania o rynku energii (SIRE) oraz systemu bankowości internetowej.

BOT Elektrownia Turów SA: wspomaganie podstawowych procesów produkcyjnych poprzez monitorowanie w sposób ciągły stanu obiektów i urządzeń w oparciu o dane odświeżane co 30 sekund. Baza informacji przechowuje dane szczegółowe z okresu ostatnich 7 dni. Rozwiązanie zawiera czteropoziomowy system alarmów i przechowuje historię zdarzeń uruchamiających alarmy.

Integracja budżetowania operacyjnego z budżetowaniem strategicznym objęła: założenia strategiczne, Radę Budżetową, Budżet Centralny, formularze budżetowe, budżety operacyjne, zatwierdzanie budżetu operacyjnego, konsolidację budżetów operacyjnych, zatwierdzanie i monitoring Budżetu Centralnego, raporty operacyjne i sprawozdania finansowe.

Koncern Energetyczny ENERGA SA – Zakład Energetyczny Toruń w Toruniu: wspieranie procesów zarządzania relacjami z klientami poprzez optymalizację wyceny taryf energetycznych dla klienta (z uwzględnieniem różnych profili zużycia energii), ze względu na oczekiwane przychody i koszty zakładu energetycznego.

Grupa Vattenfall AB – Górnośląski Zakład Energetyczny SA: wspieranie procesu wykrywania nielegalnego poboru energii elektrycznej (NPEE), powodującego straty finansowe liczone w milionach zł. Ocena ryzyka kradzieży dla każdego klienta, wskazanie najbardziej podejrzanych.

Indykpol SA: wspieranie takich procesów, jak sprzedaż i ocena pracy sprzedawców, wykorzystanie samochodów przez sprzedawców, zarządzanie jakością produkcji, zarządzanie należnościami i limitami kredytowymi (ubezpieczeniowymi) klientów oraz opłacalnością tras dostaw.

Pfleiderer Grajewo SA: usprawnienie procesu zaopatrzenia w drewno i papier (surowce i materiały o znaczeniu strategicznym). Kontrolowanie w trybie dziennym: historii dokumentów dostawcy, dostaw według grup dostawców, średnich współczynników wagowych, średnich cen i kosztów zakupu, lokalizacji kontenerów, realizacji planów zakupu, średnich wartości dostaw na indeks materiałowy lub punkt odbioru, historii realizacji kontraktów, realizacji zapotrzebowania i pozycji zalegających w magazynach.

Alma Market SA: wsparcie procesu zarządzania sprzedażą poprzez dostarczenie oprogramowania, zbudowanie i utrzymywanie bazy informacyjnej oraz systemu 8 rodzajów raportów pozwalających śledzić wyniki sprzedaży (wartość, marże, zapasy, straty, średni koszyk) m.in. z dokładnością do 1 godziny, jednego stoiska, w dowolnych okresach oraz oceniać efekty promocji sprzedażowych.


 

 

Okiem dostawców systemów BPM

 

Jaką historię mają systemy BPM?

 

– Rozwiązania BPM wywodzą się z programów DMS (Document Management System) oraz systemów obiegu dokumentów i spraw (workflow). Pierwotnie w firmach wykorzystywano jedynie narzędzia służące do gromadzenia i wyszukiwania dokumentów oraz organizowano i automatyzowano ich obieg pomiędzy pracownikami. Takie rozwiązania nie były jednak wyposażone w funkcję łatwej integracji z różnymi aplikacjami wykorzystywanymi w firmie, co utrudniało szybki dostęp do danych. Równocześnie rozwijały się systemy EAI (Enterprise Application Integration), których zadaniem było właśnie integrowanie poszczególnych systemów, ale w żaden sposób nie były one sprzężone z rozwiązaniami do obiegu spraw.

 

Tomasz Kulczyński dyrektor ds. rozwoju archITec

 

W systemach do zarządzania procesami biznesowymi połączono te dwie funkcje, integrując w jeden wspólny proces łańcuch działań, zaimplementowany w systemie informatycznym. Samo pojęcie BPM (Business Process Management) pojawiło się na początku lat 90. ubiegłego wieku, a pionierem wśród producentów tego typu oprogramowania została amerykańska firma Metastorm. Powstanie rozwiązań BPM wynikało przede wszystkim z potrzeby zorganizowania pracy w jednym, spójnym środowisku. Dzięki temu firmy zyskały gwarancję, że wszelkie procesy przebiegają w zgodności z przepisami oraz polityką firmy, a zadania realizowane są terminowo.

 

Kiedy systemy BPM pojawiły się w Polsce?

 

– Polski rynek oprogramowania klasy BPM w dość dużym stopniu odstaje jeszcze od rynku amerykańskiego i krajów Europy Zachodniej. Badania przeprowadzone przez firmę FileNet wykazały, że rozwiązania tego typu stosuje aż 41% europejskich przedsiębiorstw. Polski rynek na tym tle wpada dużo gorzej – według badań przeprowadzonych przez Ipsos w 2006 r. aktualnie systemy BPM stosuje jedynie 16% polskich firm.

 

Rozwiązania BPM pojawiły się w Polsce około 2000 r. Jako pierwsze zaczęły je wdrażać firmy z sektora finansowego oraz telekomunikacyjnego. Początkowo systemy do zarządzania procesami były stosowane głównie w obszarze administracyjnym, coraz częściej jednak firmy zaczynają planować wdrożenie tego typu rozwiązań także w przypadku kluczowych procesów, które bezpośrednio wpływają na sukces danego przedsiębiorstwa na rynku.

 

Jak będzie się rozwijał ten rynek na świecie, w Europie, w Polsce? W jakiej kondycji jest obecnie?

 

– W skali globalnej rynek oprogramowania BPM rozwija się bardzo dynamicznie, na co wpływa rosnąca świadomość korzyści, które niesie wdrożenie takiego systemu. Rodzimy rynek wymaga przede wszystkim edukacji w tym zakresie, ponieważ wciąż brakuje wiedzy na temat zarządzania procesami i to zarówno po stronie odbiorców, jak i dostawców. Rezultatem tego jest bardzo mała liczba polskich firm specjalizujących się w tego typu rozwiązaniach. Z roku na rok obserwujemy jednak wzrost świadomości odbiorców w zakresie korzyści zarządzania procesami, szczególnie wśród największych przedsiębiorstw, co skutkuje rosnącym zainteresowaniem ofertą rozwiązań BPM.

 

Czy oferta BPM realizowana jest w praktyce?

 

– Rozwiązania BPM są wdrażane przede wszystkim przez największe firmy z sektora przemysłowego. W ostatnim czasie zaobserwowaliśmy także wzrost zainteresowania tego typu wdrożeniami wśród przedsiębiorstw średniej wielkości. Na rynku pojawia się coraz więcej zapytań, w głównej mierze dotyczących obszaru administracyjnego.

 

Czy zarządzanie nie działami firmy, ale jej procesami może wyprzeć z rynku systemy ERP?

 

– Systemy ERP i BPM mają zupełnie różne funkcje, choć w ostatnim czasie coraz częściej producenci ERP zaczynają wzbogacać je w moduły do zarządzania procesami. Nie są to jednak rozwiązania bezpośrednio ze sobą konkurujące, ponieważ ich działanie dotyczy zupełnie różnych obszarów funkcjonowania firmy. 

 


 

Koncepcja BPM sięga początku lat 90. ubiegłego wieku, kiedy użytkowane systemy informatyczne stały się na tyle złożone, że niezbędne było tworzenie platform integracyjnych, które zapewniały prawidłową wymianę danych i współpracy aplikacji. Wówczas zaczęto stosować systemy typu middleware. Później pojawiły się rozwiązania, które zapewniały prawidłową współpracę i wymianę informacji (dane, dokumenty) pomiędzy pracownikami oraz powielały najlepsze praktyki w celu zapewnienia najwydajniejszej obsługi wszystkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Koncentracja na najlepszych praktykach, czyli na działaniach, pozwoliła wykształcić nową kategorię rozwiązań – BPM.

 

Jarosław Jerke prezes zarządu Newitech sp. z o.o.

 

Trudno jednoznacznie wskazać, kto był prekursorem BPM, ponieważ w podobnym czasie wiele firm informatycznych zaoferowało systemy o zbliżonej funkcjonalności. W Polsce pierwsze rozwiązania BPM pojawiły się w drugiej połowie lat 90. Na początku wykorzystywane były przez duże, międzynarodowe frmy, raczej na niewielką skalę. Dopiero po roku 2000 koncepcja BPM zaczęła się wyraźnie rozwijać. Dla polskiego rynku bardzo istotna była ustawa o informatyzacji urzędów, która niejako wymusiła na administracji stosowanie rozwiązań do elektronicznej obsługi obywateli. Popyt na BPM w sektorze publicznym sprzyjał naturalnemu rozwojowi podobnych rozwiązań dla rynku komercyjnego.

 

W krajach zachodnich rozwiązania BPM są bardziej popularne, ponieważ tam zaczęły być stosowane znacznie wcześniej. Polski rynek BPM jest moim zdaniem nadal w pierwszej fazie rozwoju. Z naszych obserwacji wynika, że niewiele firm i instytucji wykorzystuje rozwiązania tej klasy. Obecnie jednak wyraźniej niż przed dwoma laty dostrzegamy u klientów znacznie większą świadomość skali oszczędności, jakie może im przynieść optymalizacja i automatyzacja procesów biznesowych.

 

Obecnie każda branża (nie tylko przemysł), reprezentowana przez średnie i duże przedsiębiorstwa, coraz częściej sięga po systemy BPM. Newitech ma na swoim koncie, nie licząc klientów administracji państwowej, kilkanaście wdrożeń autorskiego systemu NIL BPM.

 

System klasy BPM służy do integrowania rozwiązań wcześniej wdrażanych przez przedsiębiorstwo oraz ułatwia pracownikom korzystanie z funkcji, które oferują wewnętrzne systemy. Dobrym przykładem jest automatyzacja procesu akceptacji faktur: wystawiona w systemie F/K faktura pro forma jest przez system BPM wprowadzana na ścieżkę procesu. Dokument w ramach systemu obiega kilka osób, które go weryfikują i akceptują, a w końcu wraca do systemu F/K. Tam wystawiana jest prawidłowa, zaakceptowana wewnętrznie faktura finalna. BPM może obejmować nawet kilkaset tego rodzaju procedur.

 

Oszczędności wynikające z automatyzacji obiegu informacji, redukcji dokumentów papierowych, usprawnienia przepływu dokumentów pomiędzy setkami pracowników mogą kilkakrotnie przekroczyć nakłady poniesione na wdrożenie systemu BPM. Łatwość kalkulacji wskaźnika ROI to także jeden z czynników, dzięki któremu firmy przekonują się o wartości tego rodzaju rozwiązania.

 


 

BPM – to dążenie do poprawy funkcjonowania organizacji, w której punktem wyjścia jest analiza procesów biznesowych. Dla firmy informatycznej wspomagającej realizację BPM najważniejsza jest zatem umiejętność zrozumienia logiki biznesu klienta. Bez tego zrozumienia trudno być partnerem w usprawnianiu działalności.

 

BPM to obecnie jedna z najszybciej rozwijających się kategorii rozwiązań informatycznych. Jest naturalnym uzupełnieniem systemów klasy ERP, zapewniającym sprawne, elastyczne modelowanie i analizę procesów biznesowych, a następnie ich integrację i monitorowanie.

 

Wojciech Chybowski prezes zarządu Pentacomp sp. z o.o.

 

Popularność BPM wynika z kilku powodów. Po pierwsze – podejście procesowe pozwala skupić uwagę na wydajności konkretnego procesu i przygotować jego przemodelowanie w celu np. optymalnej alokacji zasobów lub likwidacji wąskich gardeł. Po drugie – łatwiej uzyskać odpowiedź na pytania: jak proces w danej chwili przebiega, kto za niego odpowiada, ile w jego ramach jest spraw do załatwienia, jaki status ma każda prowadzona sprawa. Menedżerowie łatwiej uzyskują wiarygodną odpowiedź na jedno z najważniejszych dla nich pytań: co w danym momencie dzieje się w firmie? Po trzecie – używane przez firmy systemy informatyczne wymagają integracji na poziomie technologii i przepływu danych. Wizję biznesową takiej integracji kształtują wyniki BPM. To ważne, gdyż w firmach wzrasta liczba obszarów objętych informatyzacją, co przekłada się m.in. na nowe jakościowo możliwości wykorzystania informacji do celów zarządzania.

 

BPM może obejmować zarówno pełne spektrum działania firmy albo tylko wybrane, strategiczne procesy, takie jak sprzedaż, utrzymywanie relacji z klientami lub logistyka. Skala i zakres wdrożenia BPM w większości przypadków są wypadkową bieżących i strategicznych potrzeb klienta, aktualnego stanu zorganizowania i zinformatyzowania oraz poziomu doradztwa biznesowego, jakie może zaproponować dostawca rozwiązań.

 


 

Czy oferta BPM realizowana jest w praktyce?

 

Koncepcja BPM nie tylko jest realizowana w praktyce, ale w pewnych branżach uchodzi za powszechnie stosowany standard. BPM gwarantuje bowiem to wszystko, co jest istotą nowoczesnego biznesu. Prawidłowo ustawione procesy wiernie odzwierciedlają strategię firmy i zarazem są jej gwarantem. Firma zwymiarowana procesowo nie „zacina się”, a automatyzacja procesów przekłada się na efektywność biznesową – można je kontrolować i optymalizować. Z kolei zdefiniowane procesy utrzymują w ryzach czas i koszty. Ustawioną procesowo firmę łatwiej też skutecznie informatyzować. Ponadto BPM razem z Internetem przekroczyły granice poszczególnych firm i przyczyniają się do lepszej kooperacji w łańcuchu dostaw. Z tego względu BPM szybko upowszechnia się w tych sektorach, które działają w szczególnie konkurencyjnym otoczeniu.

 

Daniel Orzałkiewicz dyrektor sprzedaży BPM, IDS Scheer Polska

 

Taką branżą jest energetyka. IDS Scheer Polska ma wielu renomowanych klientów w sektorze energetycznym, m.in. spółki akcyjne: Elektrownia Rybnik, Zespół Elektrowni Pątnów-Adamów-Konin, Elektrownia im. T. Kościuszki w Połańcu, Zespół Elektrociepłowni Poznańskich, Zespół Elektrociepłowni Wybrzeże, Energetyka Szczecińska, Zamojska Korporacja Energetyczna. Tak dobrze znamy potrzeby branży, że opracowaliśmy model referencyjny dla procesów realizowanych w przedsiębiorstwach tego sektora. Ponadto mamy praktyczne doświadczenie w mapowaniu i analizie procesów polskich elektrociepłowni za pomocą naszej metodyki i narzędzi informatycznych ARIS – naszymi klientami są ZEW Kogeneracja SA, ZEC Bydgoszcz SA, ZEC w Łodzi SA.

 

Również sektor paliw dostrzega w BPM element przewagi konkurencyjnej. Firma Lotos Partner ma już w pełni procesową strukturę, składającą się z prezesa i szefów… procesów.

 

Zarządzanie procesami chętnie stosują również banki, bo wiedzą, że tą drogą mogą uzyskać różnego typu korzyści, np. redukcję czasu realizacji procesu nawet do 40%, spadek kosztów procesów do 50%, likwidację powtarzalnych zadań do 40% czy podniesienie jakości świadczonych usług poprzez jasny podział kompetencji. To wyjaśnia, dlaczego w większości banków w Polsce mapowaliśmy procesy biznesowe.

 

Firmy produkcyjne też zauważają związek między podejściem procesowym a sukcesem biznesowym. Popatrzmy na producentów piwa. Konkurują markami – a marka to po prostu pewien określony scenariusz procesów biznesowych plus receptura. Kompania Piwowarska tak właśnie rozumie stojące przed nią wyzwanie i dlatego ciągle analizuje i doskonali swoje procesy biznesowe.

 

BPM zyska wkrótce potężne wsparcie ze strony szturmującej właśnie rynek architektury zorientowanej na usługi – SOA. Zgodnie z ideą SOA warstwa usług powinna odwzorowywać istotę działalności biznesowej. SOA wymaga analizy procesów biznesowych, prowadzącej do określenia przez kluczowych użytkowników biznesowych listy usług IT. W tym właśnie obszarze zapewniamy wsparcie, bo najnowsza wersja 7.02 naszych produktów z rodziny ARIS jest w pełni przygotowana na wyzwania związane z implementacją koncepcji SOA. Nasze narzędzia ARIS stanowią istotny składnik nowych, przygotowanych z myślą o SOA, platform integracyjnych największych producentów oprogramowania biznesowego na świecie, firm: SAP, Oracle i Microsoft.

 

Autor: Elżbieta Jaworska, MSI Polska