OpenText: Dokumenty nie mają dla nas tajemnic

Na pytania redakcji MSI Polska odpowiada Piotr Jankiewicz, szef sprzedaży OpenText w Europie Centralnej i Wschodniej

MSI Polska: Czym zajmuje się firma OpenText? W jaki sposób działa na polskim rynku?

Piotr Jankiewicz, OpenText: – Firma OpenText jest jedną z największych kanadyjskich firm software’owych i jednym z dwóch największych dostawców oprogramowania klasy ECM na świecie. Jej oddziały są zlokalizowane w stu kilkudziesięciu krajach, w tym w Polsce.

Strategia firmy OpenText w Polsce, oraz w całej Europie Centralnej i Wschodniej, opiera się na działaniu we współpracy z partnerami. Do większych partnerów należy firma SAP, która sprzedaje nasze produkty pod własną marką, np. SAP Document Access by OpenText, będąc w tym przypadku resellerem rozwiązań OpenText. Naszymi partnerami są również firmy Hewlett-Packard Polska, Atena, ECM Consulting i PMS Labs.

Partnerzy specjalizują się w dostarczaniu rozwiązań określonego rodzaju albo dla określonych branż. Na przykład Atena obsługuje branżę finansowo-ubezpieczeniową, a do największych jej klientów należy Hestia, gdzie z naszych rozwiązań korzysta ponad 2000 użytkowników.

Innym przykładem dużego projektu jest realizowane przez HP Polska wdrożenie centrum usług wspólnych w Grupie Azoty Tarnów. W pierwszym etapie wdrożono scentralizowaną obsługę faktur zakupowych, a obecnie uruchamiany jest system dokumentowy do zarządzania personelem z wykorzystaniem produktu OpenText Employee File Management for SAP HR. Nasze rozwiązania wspomagają proces przekształcania firmy oraz ujednolicania procesów biznesowych.

Z kolei w koncernie Sokołów SA (producent mięsa i przetworów mięsnych) oprócz kolejnego wdrożenia SAP Invoice Management by OpenText (systemu elektronicznego obiegu faktur przychodzących) realizowany jest pierwszy w Polsce kontrakt na rozszerzenie funkcji SAP ERP w oparciu o pakiet SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText – zaawansowany system zarządzania dokumentami w środowisku SAP. Nasze rozwiązanie będzie wspomagać zarządzanie kontraktami firmy. Licencje dostarczył BCC, partner SAP-a, a ECM Consulting wdraża rozwiązanie.

Firma OpenText rośnie zarówno organicznie, rozwijając swoje produkty, jak i poprzez akwizycje. Na przykład oddział poznański powstał w wyniku przyłączenia do OpenText firmy RedDot, która zajmowała się narzędziami z obszaru Web Site Management, czyli oprogramowaniem do zarządzania stronami internetowymi.

Trzeba też wspomnieć o marce IXOS znanej wcześniej na rynku polskim, którą OpenText przejął w 2003 r. Wiele produktów IXOS dedykowanych dla SAP znakomicie uzupełniło portfolio OpenText, a partnerstwo z firmą SAP od tego momentu zaczęło się szybko rozwijać.

MSI Polska: Co jest domeną OpenText?

Piotr Jankiewicz: – OpenText działa na rynku systemów ECM (Enterprice Content Management). Myślę, że termin ten zaczyna być coraz bardziej rozpoznawalny, mimo że w Polsce nie jest jeszcze doceniany. Tymczasem w zachodnich firmach obok dyrektorów IT czy menedżerów ds. systemów ERP bardzo często są także specjalizowane działy i stanowiska ds. ECM, co świadczy o tym, jak ważne jest to zagadnienie.

Pojęcie ECM jest dość szerokie. Pod tą nazwą kryje się zarówno Web Site Management, czyli zarządzanie stronami internetowymi, ale i archiwizacja danych, albo np. organizacja wydruków masowych. To pozornie dość odległe rzeczy, ale jednak należące do tej samej kategorii rozwiązań IT.

Gdy ktoś mnie prosi, abym jednym zdaniem opisał systemy ECM, odpowiadam, że są to rozwiązania, które pomagają zarządzać informacjami nieustrukturyzowanymi, przechowywanymi w postaci dokumentów, skanów, plików audio-wideo, stron internetowych, blogów itp.

Danych ustrukturyzowanych, czyli takich, które znajdują się w strukturach systemów klasy ERP, CRM, PLM, jest ok. 10%. Pozostałe 90% informacji biznesowych jest przechowywanych w postaci nieuporządkowanej, czyli niepowiązanej w oczywisty sposób z procesami biznesowymi.

MSI Polska: A jakie są korzyści ze stosowania rozwiązań OpenText?

Piotr Jankiewicz: – Właśnie możliwość powiązania tych rozproszonych informacji z procesami biznesowymi i dzięki temu zwiększenie efektywności pracy. Podam pierwszy z brzegu przykład. Gdy pracownik przychodzi do działu kadr z prośbą o jakieś zaświadczenie, a do tego potrzebne są dane umieszczone w teczce pracownika, to dotarcie do nich zabiera trochę czasu. Jeśli takich pracowników jest w firmie np. 2 tys., to sprawy się komplikują. Dzięki naszym rozwiązaniom teczka pracownicza z wszystkimi dokumentami jest elektroniczna, a dostęp do niej błyskawiczny. Pracownikowi można zapewnić dostęp do takiej teczki, aby mógł w self-service (w trybie samoobsługi) obejrzeć dotyczące go dokumenty.

Takich przykładów jest więcej. Jednym z pierwszych tematów, które firmy zwykle poruszają, gdy myślą o systemie zarządzania dokumentami, jest obsługa faktur przychodzących od dostawców. Bo to jest temat, który boli i to mocno. Szczególnie wtedy, gdy firma ma wielu dostawców i mnóstwo faktur, które trzeba weryfikować. Jeśli w dodatku w firmie jest wiele osób, i to w rozproszonych geograficznie lokalizacjach, które powinny takie faktury zobaczyć i zatwierdzić, to taki proces bez wsparcia IT jest długotrwały i kosztowny. Dyrektorzy finansowi dobrze to rozumieją i wiedzą, ile można zaoszczędzić, optymalizując ten proces.

Wykorzystując nasz system, można cały ten proces zautomatyzować i obsłużyć w postaci elektronicznej. Faktury przychodzące są skanowane i poddawane procesowi OCR (Optical Character Recognition – Optyczne Rozpoznawanie Tekstu), a następnie – z wykorzystaniem określonych reguł wychwytujących niezgodności faktur z zamówieniami lub dostawami – przesyłane do osób odpowiedzialnych za wyjaśnienie odchyleń.

Jeśli firma ma system ERP, np. SAP, to wdrożenie takiego w pełni elektronicznego obiegu faktur powinno potrwać 3-4 miesiące.

MSI Polska: A OCR włączony do omawianych systemów to rozwiązanie własne?

Piotr Jankiewicz: – Zastosowany OCR to rozwiązanie własne OpenText. Tę funkcję w przypadku faktur rozwinęliśmy jeszcze bardziej, bo sam standardowy OCR nie wystarcza, on jedynie rozpoznaje znaki. My dostarczamy Invoice Capture Centre – to też jest OCR, ale rozbudowany o funkcję rozpoznawania konkretnych treści na fakturze.

W wersji dla SAP jest on też bardzo ściśle zintegrowany z danymi z tego systemu. Rozpoznaje pewne typowe informacje z faktury i potrafi je sklasyfikować, połączyć z danymi i strukturami z SAP, co z kolei pozwala jednoznacznie wskazać odpowiadające fakturze zamówienie oraz przesłać do SAP odpowiednie informacje z faktury. Dzięki temu uzyskujemy efektywność na poziomie 90%, czyli taka część faktur po zeskanowaniu nie wymaga ręcznego wprowadzania danych z faktury.

MSI Polska: Na czym polega rozwiązanie ExtECM (Extended ECM)?

Piotr Jankiewicz: – W dużym skrócie ExtECM to rozbudowanie systemu SAP o pełny ECM. Rozwiązanie zawiera m.in. nasz flagowy produkt OpenText CLM (Content Lifecycle Management), czyli całościowy, pełnowymiarowy system zarządzania treścią przedsiębiorstwa. Pod szyldem ExtECM system CLM jest zintegrowany z SAP-em, czyli użytkownicy SAP-a otrzymują pełny produkt ECM i mogą korzystać z dokumentów, danych, informacji w środowisku ERP, ale i poza nim.

MSI Polska: Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze systemu ECM?

Piotr Jankiewicz: – Wybierając system do zarządzania dokumentami, warto zwrócić uwagę na fakt, że każdy ma różne zastosowanie i nie ma pojedynczego systemu, który byłby dobry do wszystkiego. Dlatego OpenText oferuje produkty dostosowane do procesów konkretnego typu.

System CLM jest przeznaczony do kreowania dokumentów, zarządzania ich wersjami, do organizacji pracy grupowej, do tworzenia korporacyjnych baz wiedzy itp.

Z kolei inny system OpenText – TCP (Transactional Content Processing) – służy do masowego przetwarzania dokumentów statycznych, takich jak wnioski, reklamacje i sprawy. Rozwiązanie takie zostało wdrożone np. w Hestii i tam wykorzystywane jest do przetwarzania dokumentów dotyczących szkód. W takich przypadkach powstaje ogromna ilość materiałów, np. zdjęcia samochodu, oświadczenia klienta, formularze agenta ubezpieczeniowego, i są to dokumenty niewymagające edycji.

MSI Polska: Z kim poza firmą SAP współpracujecie?

Piotr Jankiewicz: – Warto wspomnieć o naszym globalnym partnerstwie z Microsoft. Oferujemy dedykowane rozwiązania dla MS Share Point, MS Exchange i systemu plików, które rozszerzają funkcje aplikacji np. o archiwizację, records management czy możliwość integracji z innymi systemami.

Innym globalnym graczem, z którym współpracujemy jest Oracle – dostarczamy specjalizowane rozwiązania dla jego systemów ERP. OpenText jest także resellerem niektórych rozwiązań firm partnerskich, takich jak rozwiązania do wizualizacji dokumentów.

MSI Polska: Jakie korzyści by pan wyeksponował, przedstawiając rozwiązania OpenText kadrze menedżerskiej sektora przemysłowego?

Piotr Jankiewicz: – W naszej ofercie mamy z jednej strony rozwiązania wspomagające obsługę uniwersalnych procesów cross-branżowych, czyli zarządzanie pracownikami, fakturami, czy kontraktami, ale proponujemy także narzędzia do obsługi produkcji i projektów. To jest obszar, który najbardziej interesuje klientów z sektora przemysłowego.

Oferujemy np. specjalizowane rozwiązania dla branży farmaceutycznej, gdzie bardzo ważna jest kwestia zgodności z różnego rodzaju regulacjami prawnymi i certyfikatami poprzez odpowiednie dokumentowanie procesu produkcji. Podobne prawa rządzą branżą chemiczną i spożywczą. Rozwiązanie OpenText Regulated Documents pomaga takim firmom utrzymywać dokumentację w zgodzie z przepisami.

Z kolei w branży energetycznej ważne jest ścisłe dokumentowanie różnego rodzaju instalacji oraz prac remontowych wykonywanych na obiektach. Nasze rozwiązanie umożliwia gromadzenie i klasyfikowanie takiej dokumentacji, organizowanie pracy w ramach przeglądów i odbiorów technicznych. Dodatkowo system może być sprzężony ze specjalizowanymi modułami remontowymi i projektowymi, np. SAP PM i SAP PS.

W naszej ofercie nie ma produktów przeznaczonych wyłącznie dla branży odzieżowej, metalowej czy samochodowej, ale oczywiście systemy OpenText znajdują wiele zastosowań także i w tego typu przedsiębiorstwach. Rozmawiając z firmą np. z branży motoryzacyjnej, mogę podać przykłady wdrożeń i na ich podstawie omówić możliwe zastosowania. Na przykład Mitsubishi Motors Corporation wykorzystuje CLM w procesach kontroli jakości i utrzymaniu dokumentacji ISO.

Rozwiązanie CLM oferuje też integrację z systemami CAD (AutoCAD i Microstation). Integracja polega nie tylko na tym, że system wie, gdzie znajduje się dokument CAD, ale także korzysta z danych podstawowych rysunków CAD i posługuje się nimi podczas katalogowania, przeszukiwania i udostępniania.

Rozmawiała

Elżbieta Jaworska