Dzięki nowym rozwiązaniom z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi zwykły zegar kontrolny zyskuje rangę narzędzia strategicznego
Większość pracowników z reguły nie zastanawia się nad znaczeniem zegara kontrolnego – wystarczy się przy nim „odhaczyć” na początku i na końcu zmiany. Jednak postęp w technice śledzenia czasu pracy personelu umożliwia zarządowi zastosowanie zwykłych zegarów w roli narzędzi biznesowych o strategicznym znaczeniu.
Na przykład produkującej biofarmaceutyki firmie Cangene Corp. z Ontario udało się podpisać duży kontrakt 
z amerykańskim Centrum Kontroli Zachorowań (CDC – Centers for Disease Control and Prevention, agencja amerykańskiego Departamentu Zdrowia i Opieki Społecznej) właśnie dzięki możliwości precyzyjnego dokumentowania kosztów pracy, którą zapewnia pakiet oprogramowania firmy Kronos.
Strategię biznesową wspiera nowa generacja rozwiązań do zarządzania zasobami ludzkimi, takich jak system firmy Kronos wykorzystujący technikę biometryczną
– Największym wyzwaniem było dla nas uzyskanie dokładnych wyników śledzenia pracy i jej kosztów – mówi Gisele Marks, dyrektor ds. kadr w firmie Cangene. – Potrzebowaliśmy takiego procesu, który zostałby zaakceptowany przez CDC.
Pełna obsługa procesu zawarta jest w module Activities pakietu oprogramowania wspierającego zarządzanie zasobami ludzkimi (HR – Human Resource) firmy Kronos. Umożliwia on śledzenie zadań na różnych poziomach szczegółowości, od ogólnego zlecenia pracy do czterech podpoziomów odpowiadających szczegółowym zadaniom składowym.
Dzięki takiemu mechanizmowi śledzenia operacji firma Cangene mogła złożyć agencji CDC ofertę na bazie metody kosztów powiększonych o zysk („koszt plus”). Polega ona na tym, że nabywca zgadza się zwrócić kontrahentowi wszystkie udokumentowane koszty przed zapłaceniem ustalonej kwoty, stanowiącej zysk kontrahenta.
Gdy dzięki metodzie „koszt plus” firma Cangene zdobyła kontrakt z CDC, jej zarząd uznał, że zastosowanie tej metody stanowi istotną przewagę konkurencyjną. Zdecydowano się objąć systemem śledzenia Kronos cały personel, do szczebla dyrektorskiego do szeregowych pracowników.
Wiele korzyści
Przypadek firmy Cangene stanowi jeden z przykładów skutecznego wykorzystania nowej generacji narzędzi do zarządzania zasobami ludzkimi.
– Jedną z najważniejszych korzyści, jakie oferuje tego rodzaju oprogramowanie, jest spójna i precyzyjna informacja na temat absencji pracowników – mówi Brad Ward, dyrektor informatyki w przedsiębiorstwie Tower Automotive, produkującym elementy karoserii w Novi (stan Michigan), w którym także wdrożono pakiet do zarządzania siłą roboczą firmy Kronos.
Według analityków sektora przemysłowego w dużych przedsiębiorstwach każdego dnia nie przychodzi do pracy 2–10% pracowników. Większość nieobecności jest uzasadnionych, jednak dzięki funkcjom analitycznym oprogramowania udaje się ustalić powtarzające się „wzorce absencji”.
Jak wyjaśnia Tony Hocevar, szef działu rozwiązań dla przemysłu w firmie Workbrain, która opracowuje programy do zarządzania siłą roboczą, wyższy odsetek nieobecności w pracy [w USA – przyp. tłum.] występuje zawsze w piątek poprzedzający rozpoczęcie sezonu łowieckiego oraz w poniedziałek po zawodach Super Bowl.
Hocevar podkreśla, że nie ma sensu, aby kadra kierownicza traciła czas na wykrywanie tego rodzaju tendencji, jeżeli ich celem ma być jedynie przyłapanie kilku wymigujących się pracowników. Jego zdaniem znacznie bardziej praktyczne jest wykorzystanie uzyskiwanych informacji do zapewnienia dostatecznej liczebności personelu we wszystkich zakładach i utrzymania ruchu na wszystkich liniach produkcyjnych.
Deb Torchia, dyrektor marketingu produktu w firmie SmartTime, opracowującej narzędzia do zarządzania personelem, dowodzi, że analizowanie tendencji dotyczącej obecności pracowników jest uzasadnione prostą regułą: nie można niczym sprawnie zarządzać, nie dysponując odpowiednim źródłem informacji.
Brad Ward (Tower Automotive) informuje, że dzięki funkcjom analitycznym zawartym w pakiecie firmy Kronos zarząd zyskał źródło informacji, które wcześniej nie były zauważane. Nowe dane wykorzystano do opracowania strategii ograniczenia zatrudniania pracowników tymczasowych.
Wprawdzie dostawcy oprogramowania korporacyjnego PeopleSoft (obecnie część Oracle) oraz SAP mają największy dział w rynku oprogramowania do zarządzania zasobami ludzkimi, ale zdaniem analityków nowocześniejsze ozwiązania znajdują się w ofercie mniejszych firm, takich jak Kronos, SmartTime czy Workbrain
Uproszczenie złożonych zadań
Oprogramowanie HR okazuje się w wielu firmach przydatne we wdrażaniu złożonych zasad wynagradzania pracowników, w szczególności wynikających z umów ze związkami zawodowymi. – W niektórych przedsiębiorstwach umowy ze związkami podpisuje się i renegocjuje od pięćdziesięciu lub nawet stu lat – wyjaśnia Tony Hocevar (Workbrain). – W zarządzaniu trzeba uwzględnić dotychczasowe systemy i zasady naliczania płac. Program Workbrain automatyzuje realizację wszystkich zasad i umożliwia przeniesienie ich do kolejnej wersji oprogramowania.
Jak łatwo wprowadzić w życie złożone zasady wynagradzania, przekonał się dystrybutor produktów chemii przemysłowej, firma Chemcentral z Chicago, która niedawno kupiła narzędzie firmy SmartTime.
– W ramach przedsiębiorstwa działa około 16 obiektów podlegających umowom związkowym, przy czym wobec każdego z nich stosuje się inne zasady naliczania wynagrodzeń – mówi Ken Krausz, kierownik ds. dodatków pracowniczych. – Dział płac obsługiwany jest przez trzech pracowników. Za pomocą oprogramowania SmartTime tak skonfigurowaliśmy system wynagrodzeń, aby realizować zasady odnoszące się do poszczególnych obiektów.
Dzięki narzędziom HR udaje się także unikać konfl iktów między szeregowymi pracownikami a kierownictwem. Jak mówi Brad Ward (Tower Automotive), pracownik nie może upierać się, że przyszedł do pracy punktualnie, skoro system rejestruje rzeczywisty czas jego pojawienia się. Oprogramowanie zapewnia także wdrażanie spójnych strategii kadrowych. Podstawową korzyścią, jaką odnoszą firmy stosujące tego rodzaju narzędzia, jest uzyskiwanie dokładnych danych, dotyczących wszystkich aspektów zarządzania kapitałem ludzkim.
Planowanie pracy na podstawie popytu
Zdaniem Judy Sweeney, wicedyrektor bostońskiego ośrodka AMR Research, w innowacyjnych przedsiębiorstwach produkcyjnych oprogramowanie do zarządzania zasobami ludzkimi służy do optymalnego planowania pracy przez dostosowywanie liczby pracowników do zmieniającego się popytu.
Pionierami tej strategii były firmy sektora detalicznego, które musiały zapewnić dostatecznie liczny personel w okresach promocji i urlopów. Ich śladem zamierzają pójść również przedsiębiorstwa z sektora produkcji, szczególnie międzynarodowe. – Harmonogramowanie i optymalizacja zarządzania zasobami ludzkimi staje się jednym z priorytetowych wyzwań przemysłu produkcyjnego – uważa Judy Sweeney. Usprawnienia zaczynają się od wprowadzania systemów kontroli obecności i czasu pracy, a w fazie zaawansowanej obejmują optymalizację planowania pod kątem popytu, dzięki czemu wykorzystanie zasobów ludzkich bardziej sprzyja realizacji strategicznych celów biznesowych.
Wnioski te wynikają z badania dotyczącego zarządzania zasobami ludzkimi, jakie AMR Research przeprowadza w sektorze produkcji. Jak informuje Judy Sweeney, w ostatnim badaniu szefowie firm wśród priorytetowych zadań wskazali optymalizację planowania pracy personelu już na trzecim miejscu, podczas gdy w poprzednich badaniach zadanie to znajdowało się dopiero na piątej pozycji.
Co więcej, szefowie działów informatyki umieścili optymalizację planowania pracy na drugim miejscu, a kierownicy kadr – na czwartym. Szefowie wysokiego szczebla oceniali rangę tego usprawnienia wyżej niż kierownicy średniego szczebla i menedżerowie, którzy mają bezpośredni
kontakt z pracownikami.
Szefowie informatyki wydają się także zainteresowani współpracą z zarządem w celu tworzenia strategii inwestycyjnych w omawianym zakresie. Z kolei kadrowcy uważają, że dzięki lepszym narzędziom do przeprowadzania rekrutacji, zarządzania wydajnością oraz planowania awansów i sukcesji ich praca będzie bardziej efektywna.
Autor: Frank Smith, MBT USA
