– Na pewnym etapie przechowywane przez nas informacje stają się mniej istotne niż cena, jaką trzeba zapłacić za ich przechowywanie – stwierdza Michael Croy, dyrektor rozwiązań ciągłości biznesowej w zarządzie firmy doradztwa informatycznego Forsythe w Skokie (Illinois). Dla wielu firm czas ten może okazać się bliski, ponieważ ilość tworzonych i przechowywanych każdego roku danych rośnie w sposób wykładniczy, z zapotrzebowaniem na dokumentację prawną i śledzenie odpowiedzialności w całym przedsiębiorstwie.
Zjawisko to jest źródłem rosnącego zainteresowania rodzącą się dyscypliną zarządzania cyklem życiowym informacji – ILM (information life-cycle management).
Zaliczany niekiedy do większej kategorii zarządzania zawartością przedsiębiorstwa, ILM definiowany jest przez Stowarzyszenie Sieci Pamięci Masowych (Storage Networking Industry Association) jako „polityka, procesy, praktyka i narzędzia stosowane w celu dostosowania wartości biznesowych do najbardziej odpowiedniej i ekonomicznej infrastruktury informatycznej, od chwili zdobycia informacji do jej ostatecznego rozdysponowania”.
W praktyce oznacza to, że najważniejsze informacje, do których dostęp jest niezbędny, są często przechowywane na najszybszych – i często najdroższych – nośnikach, o najszybszym dostępie. W miarę upływu czasu i zmniejszania się zapotrzebowania na dostęp do nich dane, przenoszone są na tańsze, wolniejsze i zapewniające gorszy dostęp media, aż zostaną na zawsze, trwale zarchiwizowane lub usunięte.
Jednakże system ILM to więcej niż strategia przechowywania segmentowego. Wiąże się on nie tylko z infrastrukturą, bezpieczeństwem i sprawami integracji, ale także z kwestiami polityki, zgodności, ciągłości operacyjnej i biznesowej, wymagającymi, jak to nazywa Croy, „aktu równowagi fiskalno-powierniczej”.
Tony Lock, analityk w Bloor Research z Anglii, mówi, że wyzwanie wdrożenia ILM zaczyna się ze szczegółową znajomością platform przechowywania danych firmy, ich działania i charakterystyki bezpieczeństwa. Dodać do tego jednak należy – a trudniej to osiągnąć – zrozumienie wartości biznesowej danych i zagadnień regulacyjnych, obejmujących przechowywanie i odzyskiwanie oraz zorganizowanie odpowiednich poziomów dostępności, ochrony i czasu reakcji odnoszącego się do danych.
Analitycy w firmie Forsythe sugerują metodę CARD (creation, access, retention, deletion), czyli „tworzenie, dostęp, przechowywanie, usuwanie”, jako efektywną strategię ILM. W przypadku każdego segmentu kategorii danych należy zadać pytanie: po co je stworzyliśmy? Jak często musimy z nich korzystać? Jak długo będzie nam potrzebny regularny dostęp do nich? Jak bezpieczne muszą być te dane? Jak długo trzeba je przechowywać? Kiedy można je usunąć? Odpowiedzi na te pytania odnosić się będą nie tylko do przechowywania w znaczeniu informatycznym, ale także w kontekście kosztów, zgodności, procesu biznesowego i ciągłości.
Nie jest to z pewnością rozwiązanie prosto spod igły, lecz ciągle rozwijająca się koncepcja. ILM – lub przynajmniej jego różnorodne elementy – wzbudzi większe zainteresowanie, kiedy przedsiębiorstwa zaczną się zmagać z kwestią przechowywania i zachowania oraz zgodności danych.
