Gdy firma przemysłowa zamierza wybrać i wdrożyć nowy skomputeryzowany system zarządzania utrzymaniem ruchu (CMMS), to jej kierownictwo powinno zaangażować personel działu utrzymania ruchu w ten proces. Pomoże to w skutecznym wdrożeniu systemu oraz uzyskiwaniu korzyści przez firmę i jej pracowników.
Dokonanie poważnej modernizacji w obszarze technologii informatycznej (IT) jest gorzką pigułką dla większości organizacji – trudną do przełknięcia, ale niezbędną dla długotrwałej dobrej kondycji firmy. Jeśli modernizacja ta obejmuje zmiany w kluczowych platformach, takich jak skomputeryzowany system zarządzania utrzymaniem ruchu (CMMS), opór ze strony pracowników może być duży i wyraźny.
Niestety, przestarzałe oprogramowanie jest rzeczywistością w wielu nowoczesnych przedsiębiorstwach. Firmy rozważają wdrożenie nowego systemu CMMS jedynie wtedy, gdy korzyści, takie jak zwiększona efektywność, mniejsze koszty oraz lepsze stosowanie się do przepisów i norm przewyższają ryzyka.
Jednak sukces wdrożenia nowego systemu zależy od zdolności kierownictwa do przekonania pracowników firmy do konieczności tej zmiany, ponieważ to właśnie oni będą musieli codziennie obsługiwać ten system. Na szczęście zmiana nastawienia pracowników nie wymaga ani wielkiej filozofii, ani znacznych wydatków. Poniżej podano kilka powszechnie popełnianych błędów, tak więc zapoznanie się z tymi informacjami będzie dobrym punktem startowym do wdrażania nowego systemu CMMS.
Przyczyny niepowodzeń wdrażania systemów CMMS
Rynek nowoczesnych systemów CMMS jest dobrze rozwiniętym ekosystemem – prawdziwym rynkiem klienta, na którym firmy przemysłowe mają luksus wyboru. Istnieje wiele systemów różniących się złożonością i elastycznością. Oznacza to także, że klienci nie mogą już dłużej obwiniać oprogramowania, gdy wdrożenie zakończy się fiaskiem.
Niemal we wszystkich przypadkach ostateczna odpowiedzialność za nieskuteczne wdrożenie systemu CMMS spoczywa na kierownictwie firmy przemysłowej. Zwykle niepowodzenie jest wynikiem popełnienia jednego z podanych niżej częstych błędów:
- Wybór systemu CMMS, który nie pasuje do potrzeb i możliwości firmy.
- Nieprawidłowe dostosowanie czy skonfigurowanie cech systemu CMMS do danej firmy.
- Niewykorzystanie przy wdrożeniu wsparcia ze strony pracowników firmy będącej producentem systemu.
- Niezaangażowanie pracowników działu utrzymania ruchu w proces wyboru i wdrożenia oprogramowania.
Co prawda wszystkie te przyczyny mogą sprawić, że wdrożenie systemu CMMS zakończy się niepowodzeniem, jednak błąd nr 4 jest prawdopodobnie najbardziej rażącym. Dobrze zorganizowany dział utrzymania ruchu jest głównym zasobem firmy przemysłowej, ponieważ może dostarczyć kluczowych danych i praktycznych informacji, które pomogą zidentyfikować perfekcyjne rozwiązanie CMMS dla tej firmy.
Będąc tymi, którzy ponoszą główny ciężar zamieszania związanego ze wprowadzeniem nowego systemu CMMS, pracownicy działu utrzymania ruchu są często bardzo niechętni modernizacji. Jest to naturalna ludzka reakcja – strach przed drastyczną zmianą tkwi w naszych umysłach jako rodzaj samoobrony.
Reakcja ta może być spotęgowana, jeśli istniejący w firmie starszy system jest wykorzystywany od wielu lat, a w wielu przypadkach nawet dekad. Jednocześnie firmy dokonujące przeskoku od tradycyjnych do w pełni cyfrowych rozwiązań CMMS często napotykają dodatkowy opór ze względu na zakres wprowadzanych zmian.
Każdy człowiek ma swoje przyzwyczajenia, tak więc przywiązujemy się do dobrze już poznanych interfejsów, przycisków sterujących oraz skrótów klawiaturowych. Gdy natomiast pojawia się nowy system CMMS, pracownicy muszą się nauczyć kilku nowych rzeczy, a jednocześnie istnieje ryzyko zmniejszenia się ich produktywności i efektywności, przynajmniej przez krótki okres.
Cztery etapy łatwiejszego wdrażania systemu CMMS
Personel kierowniczy najwyższego szczebla firmy będzie musiał odgrywać proaktywną rolę w przekonaniu pracowników działu utrzymania ruchu do konieczności zmodernizowania systemu CMMS. Dyrektorzy i kierownicy muszą spróbować zaangażować tych pracowników w cały proces wyboru, konfiguracji i wdrożenia nowego systemu CMMS. Może to być podzielone na cztery etapy:
- Stworzenie świadomości wśród pracowników działu utrzymania ruchu. Pierwszy etap polega na wyjaśnieniu tym ludziom przesłanek wprowadzenia nowego systemu CMMS. Należy zorganizować zebrania i prezentacje, na których zostanie pracownikom wyjaśnione, dlaczego modernizacja jest ważna dla firmy w kategoriach kosztów, efektywności i zgodności z przepisami oraz normami. Trzeba też uzasadnić, dlaczego dalsze wykorzystywanie obecnego, przestarzałego systemu jest szkodliwe dla firmy.
Należy także podkreślić bezpośrednie korzyści dla samych pracowników, jeśli takie istnieją. Nowoczesny system CMMS może zredukować obciążenie pracowników, poprawić bezpieczeństwo, zwiększyć odpowiedzialność, doprowadzić do bardziej zbalansowanych harmonogramów prac i zmniejszyć ilość nadgodzin. Warto przedstawić argumenty przemawiające za nowym systemem CMMS, dotyczące korzyści – i dla firmy, i dla pracowników. Będzie to już połowa sukcesu.
- Identyfikacja parametrów najlepszego systemu CMMS do danych potrzeb. Wybranie właściwego rozwiązania CMMS nie jest łatwym zadaniem. Obejmuje ono bardzo dokładne zbadanie realizowanych w firmie procesów związanych z utrzymaniem ruchu. Pracownicy tego działu są tu najlepszym źródłem danych. Wyniki analizy standardowych procesów utrzymania ruchu dadzą szybki przegląd kluczowych obszarów do poprawy, którymi zajmie się nowy system CMMS.
Ponadto należy polecić pracownikom utrzymania ruchu, aby podali inne zasadnicze szczegóły, które pomogą zawęzić listę potencjalnych rozwiązań CMMS z dostępnych na rynku. Przyjrzeć się harmonogramom prac konserwacyjnych i serwisowych, statusom zasobów, prędkościom wykonywania napraw, zapasom części zamiennych itd. Zapytać pracowników o problemy, które należy rozwiązać.
Ideą jest sporządzenie listy popularnych problemów związanych z organizacją pracy działu utrzymania ruchu i omówienie z potencjalnymi dostawcami CMMS, w jaki sposób ich oprogramowanie może złagodzić czy zniwelować te problemy. Personel działu znacznie chętniej zaangażuje się w używanie takiego oprogramowania, które przyśpieszy wykonywanie zadań, a nie tylko przysporzy dodatkowej pracy administracyjnej.
- Zaangażowanie pracowników działu utrzymania ruchu w proces nabycia nowego systemu. Dobrym pomysłem jest zaangażowanie jednego lub więcej starszych, doświadczonych pracowników działu w proces wyboru i wdrożenia systemu CMMS. Należy zlecić im zrecenzowanie wybranego oprogramowania pod względem takich cech i najczęściej wykorzystywanych funkcji, jak między innymi: złożoność interfejsu, łatwość sporządzania harmonogramów, zarządzanie porządkiem wykonywania prac oraz śledzenie zapasów magazynowych.
Producenci oprogramowania CMMS zwykle oferują stałe wsparcie dla klienta podczas procesu wdrożenia tego systemu. Należy więc w pełni wykorzystać to wsparcie i nakłonić do dużego zaangażowania we współpracę z naszymi pracownikami utrzymania ruchu, co przyniesie najlepsze wyniki. To może znacznie złagodzić problemy występujące w procesie przejścia ze starego na nowy system CMMS.
Uwaga. Należy koniecznie uzyskać informację na temat sugerowanego przez producenta CMMS czasu szkolenia pracowników klienta. Ludzie powinni bowiem opanować podstawy obsługi nowego oprogramowania w ciągu kilku dni, a nie kilku miesięcy. Jeśli sugerowany proces szkolenia jest długi, powinno to być dla nas sygnałem ostrzegawczym, że prawdopodobnie oprogramowanie nie jest łatwe w obsłudze.
- Skoncentrowanie się na szkoleniach i zaznajamianiu z nowym systemem w początkowym okresie wdrażania. Na początkowym etapie wdrażania nowego systemu CMMS należy skoncentrować się na szkoleniach i zaznajamianiu pracowników z obsługą tego oprogramowania. W tej kluczowej fazie należy znów spróbować optymalnie wykorzystać wsparcie ze strony producenta oraz jego dokumentację. Dodatkowy monitoring pomoże w identyfikacji błędów, zanim zmienią się one w złe nawyki. Dodatkowo opracowanie podstawowych wytycznych (np. ustalenie standardów wprowadzania danych) jest najlepszym sposobem zapewnienia integralności danych, standaryzacji działań każdego pracownika oraz posiadania nieskomplikowanego sposobu filtrowania i wyszukiwania różnych rekordów danych w przyszłości.
Wszystko to czyni nowe oprogramowanie bardziej efektywnym i łatwiejszym w obsłudze. Tak więc wpłynie to pozytywnie na jego zaadoptowanie przez personel działu utrzymania ruchu.
Podsumowanie
Na drodze do skutecznego wdrożenia systemu CMMS stoi wiele różnych przeszkód. Niektóre osoby szybciej przyzwyczajają się do zmian w miejscu pracy, inne zaś wolniej. Niektóre rozwiązania są mniej bolesne we wdrażaniu. Jednak tak długo, jak kierownictwo firmy przemysłowej będzie zwracało odpowiednią uwagę na obydwie strony – oprogramowanie i ludzi je obsługujących – tak długo bezproblemowe wdrożenie CMMS będzie w zasięgu tej firmy.
Bryan Christiansen, założyciel i dyrektor generalny (CEO) firmy Limble CMMS.