– Zarząd oczekiwał od nas raportów tworzonych na podstawie kompleksowej informacji, a taką mogliśmy dysponować, mając wszystkie dane w jednym systemie. Stąd decyzja o wdrożeniu systemu klasy ERP – wyjaśnia Mirosław Kisiel, dyrektor ds. finansowo-administracyjnych w Boiron.
Kiedy firma Boiron rozpoczynała działalność handlową w Polsce, korzystała z systemów IT, w tym finansowego i księgowego, od różnych dostawców. W miarę rozwoju firmy pojawiła się potrzeba kompleksowej obsługi informatycznej pozostałych obszarów działania, a wykorzystywane systemy przestały wystarczać. Kierownictwu firmy zależało szczególnie na usprawnieniu procesów sprzedażowych, raportowania i zarządzania magazynem.
Firma miała jednak specyficzne wymagania. Trzeba było uwzględnić konieczność integracji ERP z oprogramowaniem stosowanym w aptekach i hurtowniach farmaceutycznych. Spółka Boiron zdecydowała się na wdrożenie systemu iScala, biorąc pod uwagę takie kryteria, jak: jakość, cena, doświadczenie dostawcy, rekomendacje. Boiron łączył się właśnie z inną firmą farmaceutyczną, która korzystała z oprogramowania iScala.
– Fuzja z informatycznego punktu widzenia była szybka i bezproblemowa – wspomina Mirosław Kisiel. Pierwsze działania przedwdrożeniowe przeprowadzono w maju 2005 r. Po kilku miesiącach wspólnej pracy zespołów wdrożeniowych po obu stronach skonfigurowany do wymagań Boiron system uruchomiono w styczniu 2006 r.
Szyty na miarę
– Oprócz wdrożenia tradycyjnych funkcji związanych z usprawnieniem procesów sprzedażowych, raportowaniem czy zarządzaniem magazynem klientowi zależało na wprowadzeniu kilku kluczowych dla specyfiki rynku modyfikacji. Istotną kwestią okazało się wsparcie w zakresie komunikacji elektronicznej w formacie Kamsoft – mówi Piotr Krzysztoporski, Consulting Director – Poland & Czech, Epicor Software Poland.
Oprogramowania Kamsoft używa większość aptek w Polsce. System Epicor iScala musiał zostać dostosowany do komunikacji elektronicznej w formacie Kamsoft przez wprowadzenie dodatkowego oprogramowania. Dzięki temu polska filia Boiron może automatycznie importować do systemu iScala wygenerowane z systemu Kamsoftu pliki z zamówieniami od klientów, co przekłada się na realizację większej liczby zamówień w krótszym czasie.
Kolejna wprowadzona modyfikacja dotyczyła zarządzania magazynem o rozbudowanej strukturze, uwzględniającej podział nie tylko na strefy, ale również poszczególne półki. System iScala zapewnia kontrolę procesów składania zamówień i uzupełniania braków w zasobach, automatycznie podpowiada, kiedy strefa kompletacyjna powinna być uzupełniona lekami z miejsc wysokiego składowania.
Na potrzeby Boiron stworzono aplikację umożliwiającą obsługę kodów z polskiej Bazy Leków i Środków Ochrony Zdrowia oraz automatyczne wgrywanie i tłumaczenie kodów leków dostarczanych z Francji. Wykonano też nakładkę do raportów dla Ministerstwa Zdrowia.
Usprawniono także proces przydzielania serii leków do poszczególnych wysyłek. Stworzono taką aplikację doboru produktów do dystrybucji, aby do klienta końcowego docierała jedna partia danego leku. Taki system znacznie ułatwia monitorowanie dat przydatności i nie dopuszcza do sytuacji, gdy w magazynie pozostają pojedyncze sztuki leków o różnych partiach.
Aby jeszcze sprawniej zarządzać tym obszarem, konsultanci z firmy Epicor zastosowali dodatkowy algorytm służący do optymalizacji zamówień. Po jego wdrożeniu towar automatycznie jest alokowany na dane zamówienie, zaraz po utworzeniu go w systemie.
– Teraz chcielibyśmy, żeby Epicor zrobił nam nakładkę, która zapewnia blokowanie zamówień składanych przez przedstawicieli handlowych po przekroczeniu limitu kredytowego. Podczas kontroli z centrali Boiron okazało się, że taka funkcja jest nam potrzebna – wyjaśnia Mirosław Kisiel.
Korzyści biznesowe
– Dzięki systemowi ERP firmy Epicor otrzymujemy wszystkie niezbędne informacje konieczne do zarządzania firmą. System dostarcza dane od sprzedaży przez logistykę i magazyn po księgowość i finanse – stwierdza Mirosław Kisiel.
Dzięki elastycznej budowie iScala udało się spełnić wymagania klienta, uwzględniając specyfikę sektora farmaceutycznego. Korzyści z wdrożenia daje się zauważyć także na etapie kontrolowania działań marketingowych. Odpowiednio skonfigurowany system Epicor zapewnia monitorowanie akcji marketingowych wprowadzanych do standardowej oferty promocji i rabatów.
Przedstawiciele polskiej filii Boiron przyznają, że dzięki wdrożeniu systemu ERP otrzymują informacje niezbędne do zarządzania firmą. Wzrosła szybkość i efektywność pracy działu telemarketingu i działu sprzedaży. Usprawniono zarządzanie magazynem, zapewniono podgląd stanów magazynowych z centrali we Francji, zautomatyzowano wiele procesów.
W przyszłości
Najbardziej potrzebny jest firmie system analityczny klasy Business Intelligence, który zapewniłby podejmowanie trafnych decyzji zarządczych oraz przyspieszył raportowanie do centrali.
– Brakuje nam systemu Business Intelligence, ale nie zapadła jeszcze decyzja o jego zakupie – mówi Mirosław Kisiel. – Raporty z iScali nie są wystarczające, dlatego czasami dane z systemu ERP są przenoszone do Excela, aby można było przygotować raporty dla zarządu. Przydałby się system, w którym raporty zarządcze byłyby generowane automatycznie i szybko.
W pewnym momencie palącą potrzebą wydawał się system workflow, ale po usprawnieniu procesu obiegu dokumentów zakup ten nie wydaje się już najpilniejszy.
Kierunek: mobilność
33 przedstawicieli handlowych Boiron pracuje w terenie, wykorzystując laptopy lub tablety do uzyskania zdalnego dostępu do systemu Mobile Intelligence, który służy do składania raportów (np. o wizytach u lekarzy lub farmaceutów), oraz do systemu Farma Prom, za pomocą którego składają zamówienia.
– Wszyscy nasi przedstawiciele handlowi mają iPady, na których prezentują nasze produkty lekarzom i farmaceutom. Jest to bardzo dobrze przyjmowane przez naszych klientów. Okazuje się, że o wiele lepiej zapamiętują informacje prezentowane na tabletach niż treści przedstawione w formie papierowej – wyjaśnia Konrad Wieczorek, specjalista ds. IT, Boiron.
Jakie będą następne potrzeby informatyczne firmy Boiron? W tej chwili trudno ocenić. Na pewno system ERP będzie rósł razem z użytkownikiem, obudowywany nowymi aplikacjami, które wymusi rzeczywistość.
Elżbieta Jaworska
Założona w 1932 r. francuska firma Boiron jest światowym liderem w produkcji leków homeopatycznych sprzedawanych w ponad 80 krajach. Firma stale prowadzi badania nad poznaniem mechanizmu działania tej grupy leków oraz ich skuteczności klinicznej.
Leki Boiron są produkowane zgodnie z przepisami i normami Dobrej Praktyki Wytwarzania (GMP), obowiązującymi w całym przemyśle farmaceutycznym. Firma posiada pięć ośrodków produkcyjnych we Francji oraz 60 przedsiębiorstw dystrybucyjnych w 18 krajach. W 1985 r. z inicjatywy Boiron powołany został Instytut Boiron – jednostka badawcza zrzeszająca lekarzy, farmaceutów i specjalistów innych dziedzin nauki.
W Polsce Boiron od 1994 r. współpracuje z medycznymi towarzystwami naukowymi. Polska filia Boiron prowadzi działania edukacyjne skierowane do społeczeństwa.
Profil użytkownika
Firma Boiron sp. z o.o.
Branża farmaceutyczna: najważniejsze produkty – Oscillococcinum, Drosetux, Stodal, Homeoptic, Camilia
Wykorzystywane systemy IT
- Epicor iScala – obsługa procesów sprzedażowych, raportowanie i zarządzanie magazynem
- Symfonia (Sage) – system płacowy
- Farma Prom (Kamsoft) – dla handlowców – składanie zamówień
- Mobile Intelligence (Cegedim) – CRM, kontrola prac przedstawicieli handlowych i raportowanie
- Liczba użytkowników iScala: 35 (15 stale korzysta)
- Platforma: SQL Server 2008 64b