Exact Synergy w Kolporter Sieci Handlowe

Exact Software Poland wdrożył w Departamencie Sieci Własnej Kolportera platformę informatyczną Exact Synergy. Celem było stworzenie elektronicznego obiegu dokumentów, efektywne zarządzanie procesami i budowa zunifikowanej bazy danych.

Kolporter jest dystrybutorem prasy i towarów FMCG. Oferuje kompleksową obsługę punktów handlowych i sieci sprzedaży oraz świadczy usługi logistyczne. Spółka zbudowała sieć wielofunkcyjnych terminali do obsługi płatności i usług elektronicznych.

W celu usprawnienia korzystania z wewnętrznych danych, rozproszonych w lokalnych bazach danych, w Departamencie Sieci Własnej Kolportera zdecydowano się na utworzenie jednej spójnej bazy, do której na bieżąco będą spływały dane z różnych działów.

Sprawne dostosowanie rozwiązania Exact Synergy do wymogów Kolportera wymagało od zespołu konsultantów przede wszystkim szczegółowego zaprojektowania procesów oraz poznania specyficznych wymagań firmy działającej w branży handlowej.

Zbudowanie jednolitej bazy danych i uzyskanie kontroli nad procesami udało się zrealizować w pięć miesięcy. Z rozwiązania Exact Synergy w Kolporterze Sieci Handlowe korzysta obecnie ponad 100 osób. System znacząco usprawnił sposób gromadzenia i archiwizowania danych, umożliwił też dostęp do informacji w czasie rzeczywistym.

Do zadań konsultantów Exacta należało także przeprowadzenie szkoleń dla pracowników Kolportera. Znaczną ich część poświęcono nauce modelowania systemu. Z tej wiedzy korzystają pracownicy Kolportera przy tworzeniu nowych zadań w Exact Synergy.

Pracownicy Kolportera wykorzystują również Exact Event Manager, moduł odpowiedzialny za monitorowanie zdarzeń i wysyłanie powiadomień zainteresowanym osobom o nadchodzących terminach.

Obecnie obieg dokumentów w Departamencie Sieci Własnej Kolportera odbywa się głównie za pośrednictwem Exact Synergy. Platforma jest też odpowiedzialna za prawie cały przepływ informacji. Firma może teraz zarządzać procesami, kontrolować stan wykonanych prac i uczestniczących w nich osób. Za pośrednictwem systemu odbywa się składanie wniosków  i zamówień oraz ich akceptacja.

Wdrożenie Exact Synergy przełożyło się na efektywną kalkulację kosztów i kontrolę wydatków. Także dział jakości, przez który przechodzi dokumentacja firmy, znacznie usprawnił i przyspieszył tempo prowadzonych prac. Aktualne dane pobierane bezpośrednio z Exact Synergy trafiają do działu analiz sprzedażowych, który może skutecznie i na czas reagować na zmiany na rynku.