Wystawianie PIT-ów wymaga przygotowania dla każdego pracownika i współpracownika firmy odpowiedniego dokumentu podatkowego w 3 egzemplarzach – jeden trzeba mu doręczyć, drugi wysłać do odpowiedniego urzędu skarbowego, trzeci dołączyć do teczki osobowej pracownika.
Dwie z tych pracochłonnych czynności w pełni automatyzuje aplikacja firmy GAVDI – eDeklaracje. Szybko generuje masowe ilości deklaracji elektronicznych w odpowiednim formacie, umożliwia opatrzenie ich podpisem elektronicznym i skuteczną wysyłkę do specjalnej internetowej bramki Ministerstwa Finansów, gdzie następnie odbywa się przekazanie deklaracji do serwerów odpowiednich urzędów skarbowych.
System eDeklaracje został wyposażony w elektroniczne archiwum wystawionych PIT-ów i potwierdzeń ich odbioru przez urząd skarbowy. Archiwum można przeszukiwać według wielu kryteriów, a wyszukany dokument wyświetlić i wydrukować.
Rozwiązanie eDeklaracje zapewnia oszczędności na papierze, kosztach druku, wysyłki czy doręczenia. – To niebagatelne kwoty. Uznaliśmy, że opłata licencyjna powinna równoważyć roczne wydatki na dystrybuowanie papierowych PIT-ów – wyjaśnia Teresa Olszewska, prezes zarządu GAVDI Polska SA. – Tak skalkulowaliśmy cenę, aby w każdym przedziale cenowym, zależnym od liczby obsługiwanych pracowników, inwestycja w eDeklaracje zwracała się po roku. Kolejny rok pracuje wtedy na zyski, klient ponosi tylko koszty utrzymania aplikacji, w ramach której otrzymuje od GAVDI aktualizacje oprogramowania, bo co roku PIT-y się zmieniają.
eDeklaracje przy generowaniu dokumentów i ich wysyłce mogą w zasadzie korzystać z dowolnego źródła danych, ale pełna funkcjonalność rozwiązania, obejmująca także archiwum, ujawni się w firmach, które wcześniej zaimplementowały system SAP HCM (Human Capital Management).
Rozwiązanie jest łatwe w instalacji (dzięki odpowiedniemu Kreatorowi) oraz obsłudze. Moduł do podpisu może korzystać z e-podpisu wygenerowanego przez dowolne centrum certyfikacyjne. – Uważamy, że eDeklaracje to naprawdę dobra opcja dla firm zatrudniających ponad 500 pracowników albo działających w wielu lokalizacjach ze względu na dużą liczbę urzędów skarbowych, do których trzeba rozesłać dokumenty – mówi Teresa Olszewska.
