Jako konsultant IT Jason LaFollette pomógł wielu firmom przygotować strony internetowe. Miał jednak również okazję przekonać się, że wiele firm nie jest przygotowanych do obsługi strony po jej wykonaniu.
– W większości przypadków proces aktualizowania strony internetowej jest raczej skomplikowany – mówi LaFollette, menedżer projektu w Tallan (Glastonbury, Connecticut, USA), konsultingowej firmie IT. – Ktoś w marketingu lub PR dzwoni do wiceprezesa i prosi o pozwolenie na aktualizację strony internetowej. Realizacja pracy zostaje powierzona działowi IT, a kiedy nowa strona zostaje napisana i zmieniona przez przynajmniej cztery osoby, okazuje się, że rezultat nie spełnia oczekiwań.
Aby takie sytuacje się nie powtarzały, LaFollette zaleca stosowanie narzędzi do zarządzania zawartością stron internetowych. Tego typu programy narzucają pewien rodzaj dyscypliny charakterystycznej dla typowych projektów IT, przy równoczesnym przekazywaniu pracy związanej z aktualizacją strony w ręce osób „nietechnicznych”.
Większość rozwiązań z zakresu zarządzania zawartością zawiera szablony służące do tworzenia i aktualizacji stron internetowych. – Pakiety zazwyczaj zawierają zaawansowane funkcje, takie jak wbudowane narzędzia do wyszukiwania, personalizacji oraz szablony nowych stron. – mówi LaFollette. – Jest to ważne, ponieważ firma może powierzyć odpowiedzialność za aktualizację strony ludziom, którzy najlepiej znają jej zawartość, na przykład pracownikom działów marketingu.
LaFollette mówi, że większość rozwiązań z zakresu zarządzania zawartością zawiera również możliwości sterowania przepływem pracy, co pozwala na tworzenie i egzekwowanie polityki (strategii regulujących), kto może wprowadzać i aprobować zmiany na stronie.
– Rozwiązania pochodzące od firm z górnej półki, takich jak Vignette, Documentum czy Interwoven, mogą kosztować 200 tys. USD lub więcej, ale dostępne są również systemy otwartego źródła – mówi LaFollette.
Więcej informacji na temat rozwiązań z zakresu zarządzania zawartością stron internetowych znaleźć można na www.cmswatch.com, a informacje dotyczące rozwiązań otwartego źródła na stronie www.oscom.org.
