Rozmowa z Konradem Michaelem, IBM Cognos Brand Managerem
Rozwiązania klasy Business Analytics nie tylko pozwalają podsumować okresy działalności, w ujęciach kosztów lub wyników produkcji czy sprzedaży, ale także zapewniają analizę oraz dokładne prognozowanie zapotrzebowania na dane produkty w konkretnym segmencie rynku, a co za tym idzie planowanie zamówień materiałów, wybór najlepszych dostawców oraz kanałów dostaw, optymalizację całego procesu, która skutkuje osiągnięciem najlepszego wyniku finansowego.
MSI Polska: Czy kryzys zwiększył zainteresowanie rozwiązaniami BA (Business Analytics) w Polsce?
Konrad Michael, IBM Cognos Brand Manager: – Tak jak na całym świecie sytuacje kryzysowe wymusiły także w naszym kraju podjęcie niestandardowych środków zaradczych. O ile w czasie ożywienia gospodarczego można było sobie pozwolić na pewnego rodzaju „tolerancję”, ciężkie czasy wymusiły dużo większą niż dotąd dyscyplinę oraz reżim finansowy na poziomie ekonomicznym, ale także prawnym. Co to oznacza w praktyce?
Obserwuje się coraz większe zainteresowanie rozwiązaniami wspierającymi podejmowanie decyzji, informowanie kierownictwa, ale przede wszystkim usprawnianie procesu planowania i kontroli wydatków w firmach. Co prawda nadal dominuje model zakładający wykorzystanie systemu BA osadzonego na hurtowni danych w zakresie raportowania operacyjnego i zarządczego, tzw. MIS (Management Information System). Jest to określenie rozwiązania zaspokajającego potrzeby informacyjne w przedsiębiorstwach. Obserwowane coraz szersze zainteresowanie odbiorców informacji na szczeblu zarządczym wynika z promowanego modelu zarządzania opartego na wskaźnikach strategicznych, w tym określającego ryzyko, według określonego modelu teoretycznego, np. Balanced Scorecard.
Taka informacja, zagregowana na wysokim poziomie strategicznym, ma podstawowe, podwójne zastosowanie: w sposób czytelny informuje o kondycji firmy oraz wspiera proces decyzyjny.
MSI Polska: Jakie funkcje systemów BA są obecnie najczęściej wykorzystywane w Polsce?
Konrad Michael: – Podczas jednego ze spotkań z dyrektorami finansowymi padło bardzo trafne porównanie z dziedziny sportu, że mistrzowie piłki nożnej nie biegną za piłką, lecz w miejsce, gdzie piłka znajdzie się za chwilę. To samo dotyczy biznesu.
Jeśli skupiamy się na działaniu reaktywnym, tracimy przewagę. Wielu zarządzających w sektorze przemysłowym wie, że – mimo sporego doświadczenia – sięgając do przeszłości, nie są w stanie bez wsparcia trafnie prognozować rozwoju wypadków. Dzięki dostępowi do informacji przechowywanych w systemach IT oraz dzięki technikom pomagającym kojarzyć poszczególne wątki i podjąć decyzję, ryzykują znacznie mniej. IBM wspiera swoich klientów na wielu szczeblach zarządzania oraz w wielu sektorach gospodarki w trafnym planowaniu, prognozowaniu i osiąganiu lepszych rezultatów.
Posłużę się przykładem. Jeszcze do niedawna kwestie związane z samym procesem przygotowywania budżetów pojawiały się w życiu firm w cyklach rocznych, potem półrocznych, a obecnie widzimy, że często w przerażająco krótkich okresach trzeba niemal „w locie” modyfikować scenariusze budżetowe, monitorować i aktualizować wykonanie planów.
W tym bardzo dynamicznym otoczeniu od specjalistów z wieloletnim doświadczeniem wymaga się, żeby swoją wiedzę zdążyli wykorzystać, nie tracąc czasu na prace manualne związane np. z konsolidacją sprawozdań, lub w możliwie prosty sposób w oparciu o Zdefiniowane Wskaźniki stworzyli szybko prognozę na potrzeby zarządu czy instytucji nadzoru według określonych wymogów prawnych, czy nadzoru właścicielskiego.
Obecnie rozwiązania typu IBM Cognos pomagają firmom zapanować nad zmianami w podstawowych procesach wymuszanymi przez okoliczności. Poprzez możliwość przeprowadzania zaawansowanych analiz wspierających podejmowanie decyzji w zastosowaniach optymalizacyjnych, takich jak analiza rentowności, alokacja zasobów i polityka cenowa, stanowią nieocenione narzędzie pracy w biznesie. W pewnym sensie egzekwują także wymagania związane ze sprawozdawczością, gdzie IT wspomaga firmy w zapewnieniu dokładnych wyników finansowych i udostępnianiu potrzebnych zestawień i informacji według rozmaitych standardów: MSSF, Bazylea II czy GAAP.
IBM Cognos wreszcie automatyzuje proces zarządzania strategiami, umożliwiając pomiar, monitorowanie oraz aktualizację wyników na tle strategii organizacji, a także kaskadowanie jej na działania operacyjne, koncentrację na pracownikach, połączenie z posiadanymi zasobami (budżetowanie).
Rozwiązania klasy Business Analytics nie tylko pozwalają podsumować okresy działalności, w ujęciach kosztów lub wyników produkcji czy sprzedaży, ale także zapewniają analizę oraz dokładne prognozowanie zapotrzebowania na dane produkty w konkretnym segmencie rynku, a co za tym idzie – planowanie zamówień materiałów, wybór najlepszych dostawców oraz kanałów dostaw, optymalizację całego procesu, która skutkuje osiągnięciem najlepszego wyniku finansowego. A o to chodzi w każdej firmie.
MSI Polska: Jakie argumenty za korzystaniem z systemu BA przemawiają do kadry menedżerskiej sektora przemysłowego?
Konrad Michael: – Kiedy patrzę na firmę z sektora przemysłowego, zawsze widzę wiele wymiarów, które wyróżniają ten sektor, przede wszystkim pod względem stopnia komplikacji zarządzania podmiotem tego typu. Biorąc pod uwagę możliwości produkcyjne, kontrakty długo-, średnio- i krótkookresowe, wpływ wieku i usterkowości parku maszynowego, wymagane przez prawo normy ochrony środowiska, często wysoki poziom zatrudnienia i wiele poziomów wymaganych specjalizacji, skomplikowaną strukturę własności i wiele, wiele innych – dochodzę zawsze do wniosku, że to niezwykłe wyzwanie. Połączenie tak wielu wątków, w wielu kontekstach, w zmiennym otoczeniu jest po prostu niezwykle trudne.
Dlatego podczas rozmów z partnerami zawsze usiłujemy spojrzeć na sytuację możliwie najszerzej i dostarczyć, jako zespół z wieloletnim doświadczeniem z rynku, zaopatrzony w odpowiednią technikę, rozwiązanie pozwalające zapanować nad sytuacją.
Jest kilka cech dobrego systemu Business Analytics. Na najniższym poziomie System Informowania Kierownictwa musi być realizowany w oparciu o SOA (Services Oriented Architecture). Musi to być otwarte środowisko wykorzystujące istniejącą infrastrukturę, wieloplatformowość, wszystkie źródła danych, serwery aplikacji, serwery usług katalogowych. SOA umożliwia odseparowanie procesów biznesowych od istniejącej infrastruktury i zapewnia jej zmiany w czasie bez konieczności przebudowywania rozwiązania.
Jeśli chodzi o aspekt biznesowy, to bardzo ciekawych danych dostarcza CFO Study, badanie przeprowadzone przez IBM wśród 1,9 tys. dyrektorów finansowych z 81 krajów.
Z badania wynika, że w dobie kryzysu nie tylko nie zmalała rola podstawowych obowiązków dyrektorów finansowych, ale jednocześnie wzrosło znaczenie ich uczestnictwa w formułowaniu strategii przedsiębiorstwa, integrowaniu informacji i zarządzaniu ryzykiem.
Ponad 45% ankietowanych wskazało przy tym, że ich działy finansowe nie są efektywne w zakresie integracji informacji, ale także zarządzania ryzykiem i oceny możliwości rynkowych, co może być efektem poszerzającej się luki egzekucyjnej pomiędzy ich własnym poziomem efektywności a wagą działań dotyczących szerszej perspektywy funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Mimo że 75% respondentów uznało „zarządzanie ryzykiem” za istotne lub nawet bardzo istotne, jedynie połowa z nich uważała, że ich firmy efektywnie zarządzają ryzykiem. Podobnie miała się rzecz z „dostarczaniem danych do strategii przedsiębiorstwa”, z czym skutecznie radzi sobie tylko połowa ankietowanych, chociaż to właśnie ten obszar działalności został przez nich uznany za kluczowy z punktu widzenia efektywnego rozwoju przedsiębiorstwa.
Ważne, że wyróżniono także kilka kryteriów prowadzących do poprawienia wyników firmy. Wśród głównych czynników umożliwiających prognozowanie biznesowe wymienia się:
• Niefinansowe standardy danych: źródłowe dane, zarówno finansowe, jak i niefinansowe, zdefiniowane i uchwycone w sposób spójny i czytelny dla wszystkich jednostek biznesowych.
• Zautomatyzowana produkcja kluczowych metryk: częste i zautomatyzowane metryki finansowe i operacyjne umożliwiające głębszą analizę, większą spójność i szybsze podejmowanie decyzji.
• Analityczne umiejętności biznesowe: zdolności biznesowe, analityczne i interpersonalne potrzebne do interpretacji wniosków, dostarczania istotnych rad i efektywnego komunikowania rekomendacji.
Nadal jednym z powodów niskiej wydajności większości działów finansowych, także w sektorze przemysłowym jest to, że dalej spędzają połowę swego czasu na przetwarzaniu transakcji.
Rozmawiała
Elżbieta Jaworska