– Angażując w projekt pracowników, możemy zredukować zarówno czas, jak i koszty wdrożenia systemu informatycznego. Nawet o kilkadziesiąt procent. Trzeba tylko wiedzieć, jak zdobyć ich zaufanie – mówi Piotr Szzcerbiak, dyrektor konsultingu w Columbus IT.
Praca nad rozwiązaniem IT bazuje bowiem nie tylko na kodzie zerojedynkowym. Każde wdrożenie angażuje sferę techniczną, programową, a także ludzką, gdzie tkwi najwięcej niewiadomych. To, czy projekt zakończy się dobrym wynikiem i w terminie, zależy m.in. od ich szybkiego zdiagnozowania i usystematyzowania pracy przy wdrożeniu systemu IT.
Kierownicy projektów powinni skupić swoją uwagę zwłaszcza na pracownikach z długim stażem, którzy mogą postrzegać wdrożenie systemu IT, jako proces „obdzierający” ich z bezcennej wiedzy, zapewniającej im mocną pozycję w firmie. Lęk, choć nieuzasadniony, może czasem doprowadzić do cichego lub otwartego konfliktu. To potencjalne niebezpieczeństwo łatwo jednak wyeliminować. Trzeba tylko zaangażować doświadczonych pracowników w projekt, dzięki czemu zdobędą dodatkowe kompetencje, podniosą też swoją wartość zawodową, stając się jednocześnie pierwszymi orędownikami wdrożenia.
Zaangażowanie doświadczonych pracowników firmy powinno mieć miejsce już na etapie analizy przedwdrożeniowej, która pozwala precyzyjnie określić nie tylko ‘wąskie gardła’ w firmie, ale też cele i strategię wdrożenia. Ta wiedza jest bezcenna, ponieważ pozwala określić rzeczywiste koszty wdrożenia, usystematyzować prace nad projektem i ograniczyć do minimum sytuacje, gdy jego realizacja koliduje z codziennymi obowiązkami pracowników.
Jeszcze do niedawna wiele firm w Polsce, szukając oszczędności, rezygnowało z analiz przedwdrożeniowych. Ale efekt był często odwrotny. Projekt wydłużał się w czasie, m.in. na skutek braku zaangażowania pracowników, którzy, nie znając powodów wdrożenia, podważali sens inwestycji w nowy system ERP. „Co oni za głupoty wymyślili”? „Dotychczasowy system całkowicie nam wystarczy”.
Nieprzychylnym opiniom można jednak zapobiec odpowiednim przygotowaniem do inwestycji w IT. Oprócz zaangażowania w projekt pracowników z długim stażem, warto zjednać sobie te osoby, które reprezentują poszczególne działy w firmie. Osoby te najlepiej wiedzą, jakie firma ma potrzeby i jakie procesy biznesowe powinny być wsparte przez nowy system ERP. Często są nieformalnymi liderami, cieszącymi się powszechnym szacunkiem i zaufaniem.
Przyjęcie takiej metodologii daje większe szanse na wywołanie w firmie silniejszej identyfikacji z pracami wdrożeniowymi. To wszakże nieformalni liderzy stają się prawdziwymi „apostołami” rozwiązania. Ich przesłanie jest proste i prawdziwe: „chcemy nauczyć się nowego systemu ERP, by nasza praca stała się wydajniejsza, a po zakończeniu wdrożenia chętnie podzielimy się zdobytą od konsultantów wiedzą”.
Ów przekaz, formułowany podczas luźnych i nieformalnych rozmów z pozostałymi pracownikami (końcowymi użytkownikami systemu), warto nieraz poprzeć szerszą kampania edukacyjną, która przedstawi korzyści z wdrożenia nie tylko z punktu widzenia zarządu firmy (np. niższe koszty administracyjne, dokładniejszy i szybszy przepływ informacji, lepsza jakość informacji zarządczych), ale też samych użytkowników systemu ERP (np. wzrost kompetencji, wykonywanie zadań szybciej i dokładniej).
Uzupełnieniem kampanii mogą być też zachęty finansowe (np. premie, bonusy wakacyjne) lub zwykłe pochwały i publiczne wyróżnienia uczestników projektu. Wachlarz możliwości jest szeroki i warty przestudiowania, gdyż jakość wdrożenie systemu informatycznego w dużym stopniu zależy także od zaangażowania samego klienta.
Owszem, do tego potrzebna jest odpowiednia taktyka. Ale warto ją przygotować. Tym bardziej, że nie jest to trudne, a korzyści są wymierne. Kluczowi pracownicy, przekonani do systemu IT, (pod okiem zewnętrznych konsultantów) mogą razem z pozostałymi kolegami z pracy przeprowadzić migrację danych ze starych oprogramowań do nowego systemu lub przygotować instrukcje stanowiskowe.
Wdrożenie systemu IT przebiega wtedy szybciej i po niższych, firma bowiem mniej płaci za pomoc zewnętrznych konsultantów, zaś sami pracownicy zdobywają nową wiedzą i doświadczenie konieczne do pracy w nowoczesnej i wydajniejszej firmie. Niektórzy z nich na końcu niechętnie przyznają, że „nowy system nie jest taki zły”. Inni wprost stwierdzą, że „te głupoty pracodawca dobrze obmyślił”.