100 tysięcy kartotek pracowniczych pod kontrolą IT

O wdrożeniu systemu BaaN HR w stalowej korporacji ArcelorMittal Poland SA

Firma DST specjalizuje się w projektowaniu, wytwarzaniu i wdrażaniu zaawansowanych rozwiązań do zarządzania zasobami personalnymi przedsiębiorstw. Jej inżynierowie są twórcami m.in. polskiego modułu HR dla systemu BaaN należącego obecnie do amerykańskiej firmy Infor, trzeciego na świecie dostawcy rozwiązań klasy ERP. W 2007 r. DST zakończyła wdrożenie systemu BaaN HR w ArcelorMittal Poland, polskim oddziale światowego potentata w zakresie produkcji stali. Było to przedsięwzięcie na ogromną skalę, polegało bowiem na wdrożeniu jednocześnie w kilku dużych hutach systemu, który umożliwia obsługę prawie 100 tys. kartotek pracowniczych.

Wdrożenie wiązało się z pokonaniem wielu wyzwań. Jednym z największych było sprawne przeprowadzenie migracji danych z wielu różnych systemów. Kolejne wyzwanie to ogromna złożoność merytoryczna projektu wynikająca z istnienia różnych regulaminów płacowych które należało ujednolicić na zasadzie nowego porozumienia płacowego, wprowadzonego w ArcelorMittal Poland podczas wdrożenia. Istotnym problemem było też osiągnięcie odpowiedniej wydajności i skalowalności systemu, który przez kilka miesięcy musiał radzić sobie z podwójnymi obliczeniami płacowymi (na starych i nowych zasadach). Wreszcie, nie mniej istotne było takie zorganizowanie pracy, by system osadzony na serwerze w Ostrawie w Czechach można było zdalnie uruchamiać.

– Po wielu porównaniach z innymi rozwiązaniami tego typu wybraliśmy aplikację firmy DST – wspomina Tomasz Frankiewicz, dyrektor Biura Usług Informatycznych ArcelorMittal Poland. – O wyborze zadecydowały m.in. krótki czas, w jakim system BaaN HR przetwarza ogromne ilości danych dotyczących naszych pracowników, oraz doświadczenie w użytkowaniu tej aplikacji w jednej z naszych hut.

– Obecna technologia pozwala na tworzenie systemów informatycznych z elementów pochodzących od różnych dostawców – wyjaśnia Krzysztof Sromek, prezes DST. – Umożliwia to wybór najlepszych rozwiązań w określonych kategoriach. ArcelorMittal Poland skorzystał z tej opcji w zakresie zarządzania swoimi zasobami personalnymi za pomocą naszego rozwiązania, z czego bardzo się cieszymy.

Precyzyjny projekt podstawą sukcesu

Wdrożenie systemu BaaN HR w ArcelorMittal Poland zostało poprzedzone gruntowną analizą przedwdrożeniową. Po całej serii spotkań i rozmów z kluczowymi użytkownikami systemu w poszczególnych hutach powstał obszerny projekt wdrożenia. W projekcie tym ustalono m.in. zasady ujednolicania możliwie największej części rejestrów systemowych oraz zawarto dokładną analizę regulaminów wynagradzania poszczególnych oddziałów.

– Od początku wdrożenia zakładaliśmy konieczność obsługi procesów kadrowo- -płacowych realizowanych w poszczególnych oddziałach firmy bez wprowadzania jakiejś gruntownej reorganizacji – mówi Grzegorz Komander, główny koordynator wdrożenia z ramienia DST. – Z punktu widzenia firmy dostarczającej i wdrażającej oprogramowanie oznaczało to konieczność wykonania czterech równoległych wdrożeń, wprawdzie mających pewne cechy wspólne, lecz różnych w podstawowych zasadach. W szczególności system musiał realizować procedury obliczania wynagrodzeń zgodnie z kilkoma różnymi Układami Zbiorowymi Pracy obowiązującymi w różnych zakładach.

Przestrzeganie harmonogramu trzyma w ryzach koszty

Po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej obie strony uzgodniły następujące etapy wdrażania systemu, niektóre realizowane równolegle:

  • dostawa oprogramowania,
  • instalacja oprogramowania,
  • transfer danych z wcześniej używanych aplikacji,
  • szkolenie operatorów systemu,
  • przygotowanie systemu,
  • rozruch systemu,
  • oddanie systemu do eksploatacji.

Jednoczesne wdrożenie i uruchomienie systemu w czterech dużych lokalizacjach, przeprowadzenie szkoleń, migracji danych oraz asysty przy uruchomieniu wymagały przeznaczenia dość znacznych zasobów ludzkich na realizację projektu. Ogółem przy wdrożeniu systemu zaangażowanych zostali:

  • konsultanci odpowiedzialni za szkolenia użytkowników i asystę przy kolejnych etapach rozruchu systemu,
  • programiści odpowiedzialni za proces migracji danych i dalszej obróbki danych po migracji,
  • programiści wykonujący zaplanowaną kastomizację systemu oraz dostępni w przypadku wystąpienia doraźnych potrzeb, na bieżąco wspomagający zespół konsultantów,
  • specjalista systemowy odpowiedzialny za strojenie systemu operacyjnego i bazy danych oraz instalację i uruchomienie oprogramowania.

Dzięki zaangażowaniu tak dużej ekipy DST oraz wysiłkom obu stron i bezkonfliktowej współpracy harmonogram prac został zrealizowany w terminie.

Dobry pracownik, to zadowolony pracownik

Równolegle z procesem migracji danych i uruchomienia systemu w ArcelorMittal Poland trwały negocjacje zarządu z organizacjami pracowniczymi, które doprowadziły do podpisania nowego, obowiązującego w całym polskim oddziale porozumienia płacowego. Ten moment okazał się w całym wdrożeniu przełomowy, gdyż z jednej strony przed systemem postawiono nowe, trudne wymagania, a z drugiej strony firma DST realizując te wymagania, ostatecznie udowodniła, że wybór rozwiązania BaaN HR był dobrym pomysłem.

Przygotowany przez DST pakiet kastomizacji umożliwił wdrożenie zasad nowego porozumienia płacowego w taki sposób, że pracownicy firmy ArcelorMittal Poland byli stale rzetelnie informowani o jego zasadach i skutkach. Zgodnie z prawem każdy pracownik miał możliwość akceptacji nowych zasad wynagradzania lub pozostania przy dotychczasowych regulaminach płacowych.

Aby przekonać zatrudnionych, że nowe porozumienie płacowe jest dla nich korzystne, przez kilka miesięcy, oprócz normalnych list płac, równolegle powstawały w systemie listy symulacyjne. W ten sposób każdy pracownik, który przyjął nowe warunki płacowe, oprócz paska z wyliczonym wynagrodzeniem na nowych zasadach, otrzymywał drugi pasek płacowy z wynagrodzeniem wyliczonym za ten sam miesiąc w taki sposób, jakby nadal obowiązywał stary regulamin. Z drugiej strony te osoby, które zdecydowały się pozostać przy dotychczasowych zasadach wyliczenia płacy, otrzymywały poza paskiem płacowym także wydruk symulujący wyliczenie wynagrodzenia dla tych samych danych wejściowych według nowych zasad. W ten sposób każdy mógł się przekonać, że wprowadzenie nowego, jednolitego regulaminu wynagradzania nie naraża żadnego pracownika na straty finansowe.

Krzysztof Sromek

prezes DST

Łatwa integracja Baan HR z systemem SAP i innymi aplikacjami

Jednym z wymagań, które zostało spełnione w toku wdrożenia, było zintegrowanie BaaN HR z pracującym w ArcelorMittal Poland systemem SAP w obszarze księgowości. Celem integracji była automatyczna dekretacja wynagrodzeń wyliczanych w systemie BaaN HR. Taka funkcja istniała w BaaN HR już wcześniej. Zarówno system BaaN, jak i SAP mają bardzo rozwinięte standardowe narzędzia do integracji z zewnętrznym oprogramowaniem. Dlatego proces ten nie przysporzył żadnych kłopotów.

Podobnie nie było problemu z integracją z innymi aplikacjami używanymi w firmie, w szczególności z oprogramowaniem bankowości elektronicznej i systemami obsługującymi pożyczki pracownicze.

Grzegorz Komander

główny koordynator wdrożenia z ramienia DST

Wdrażanie dużego systemu rodzi wiele problemów

Wdrożenie systemu w wielooddziałowej firmie wielkości koncernu stalowego rodzi zawsze problemy związane z efektem skali. Wprawdzie oprogramowanie BaaN HR jest uważane za jedno z najszybciej działających rozwiązań dostępnych na rynku (można więc wykluczyć problemy z wydajnością), jednak przy tak znacznej liczbie zatrudnionych samo zagadnienie wydrukowania i dystrybucji dokumentów płacowych stanowiło zauważalny problem. Przed wdrożeniem systemu BaaN HR zadanie to w znacznej części wykonywały zewnętrzne firmy obsługujące ArcelorMittal Poland, więc odpowiednia infrastruktura powstawała niejako w trakcie wdrożenia. Ponadto opisane wcześniej wprowadzenie nowego porozumienia płacowego na pewien czas niemal potroiło i tak już znaczne ilości drukowanych dokumentów.

– Potrzebny nakład pracy przekroczył znacząco nasze oszacowania w przypadku procesu migracji danych – wspomina Grzegorz Komander. – Do tej pory każda huta eksploatowała inne oprogramowanie kadrowo-płacowe. Mimo dobrze opisanych procedur i wytycznych dla osób eksportujących dane z używanych aplikacji, proces konwersji danych do struktur wymaganych przez system BaaN HR okazał się trudny i czasochłonny. Należy przy tym znowu podkreślić skalę zagadnienia: baza danych zgromadzona przez ArcelorMittal Poland obejmuje prawie 100 tysięcy kartotek pracowniczych, a migracji podlegał komplet danych archiwalnych.

Początkowo obawy wzbudzał także fakt, że serwer aplikacji BaaN HR znajduje się nie w Polsce, ale w ośrodku obliczeniowym ArcelorMittal Poland w Ostrawie, a wszyscy polscy użytkownicy systemu łączą się z serwerem za pośrednictwem firmowego intranetu. Wszystkie prace techniczne, w tym cała instalacja systemu musiały więc być wykonane zdalnie, przy współpracy administratorów systemu i bazy danych pracujących w Czechach. Obawy jednak nie potwierdziły się, a cały proces instalacji i uruchomienia technicznego aplikacji odbył się sprawnie.

Właściwe szkolenie, łatwiejsza eksploatacja

Szkolenia obsługi systemu podzielono na trzy etapy. W szkoleniach administratorów położono nacisk na zagadnienia związane z samodzielnym dostosowywaniem systemu do potrzeb użytkowników. System BaaN HR ma własny bogaty pakiet narzędzi, za pomocą których dobrze przygotowani administratorzy systemu mogą tworzyć własne formularze, raporty, a nawet samodzielnie programować nowe funkcje w systemie.

Dzięki rzetelnemu przeszkoleniu administratorów w ArcelorMittal Poland szybko uzyskano taki poziom kompetencji, który umożliwił samodzielną analizę i rozwiązywanie znacznej części problemów użytkowników. Dzięki temu konsultanci i programiści DST byli angażowani tylko do rozwiązywania naprawdę ważnych problemów.

Drugą szkoloną grupę stanowili użytkownicy kluczowi. Wytypowane do tej roli osoby posiadły wiedzę nie tylko o obsłudze systemu, ale także o zasadach jego parametryzacji i konfigurowania. W późniejszym etapie grupa ta stanowiła istotną pomoc i wsparcie dla mniej doświadczonych użytkowników końcowych.

System uruchamiany był jednocześnie we wszystkich oddziałach, co wymagało od użytkowników bardzo dużego zaangażowania. Dzięki temu udało się w bardzo krótkim terminie zweryfikować poprawność danych po procesie migracji, wykonać zaplanowane symulacje i porównać wyniki działania systemu z wynikami z dotychczas eksploatowanych aplikacji oraz przejść do produkcyjnej eksploatacji oprogramowania.

– Użytkownicy oprogramowania, zwłaszcza kluczowi, byli pomysłodawcami wielu udoskonaleń w systemie, dzięki czemu oprogramowanie po etapie uruchomienia stało się ergonomiczne i jeszcze łatwiejsze w obsłudze – podsumowuje projekt Grzegorz Komander. – Regularnie odbywające się spotkania z kierownikami sekcji spraw pracowniczych poszczególnych oddziałów pozwoliły z kolei szybko wyjaśniać powstające wątpliwości (a tych, w związku z nowym porozumieniem płacowym, było na początku niemało). Ogromne znaczenie dla wdrożenia miał przy tym szybki i sprawny proces decyzyjny.

Autor: Jerzy Szyller, MSI Polska